Tedarik Onay Süreçleri

Sürdürülebilirlik Uygulamalarına İlk Adım; Tedarik Onay Süreçleri

Günümüzde sektör, ürün ve hizmet fark etmeksizin iş dünyasının tamamında tedarik zinciri yönetimi en kritik süreçlerden biridir. Bir kuruluşun doğru, güvenilir, kaliteli, hızlı ve hedeflediği maliyetlerle ürün ve hizmet üretebilmesinin en önemli şartı etkili tedarik zinciri yönetimi politikaları olmaktadır. Bunun için en doğru tedarikçileri seçmesi gerekmektedir. Tedarikçi seçimi, değer zincirinin tamamına etki etmekte ve firmaların sürdürülebilirlik çalışmalarında ciddi manada etkileyici olmaktadır. Kapsamlı, tutarlı ve izlenebilir bir tedarik / tedarikçi onay süreci geliştiremeyen ve uygulayamayan kuruluşlar bu konuda rakiplerinden geri kalmakta ve hedeflerine ulaşamamaktadır. Tedarik zinciri ve tedarikçi seçimi için güçlü bir onay süreci olan firmaların elde edeceği avantajlardan bazıları şunlardır:

-Stratejik kaynaklar bularak piyasaya rekabet avantajı elde etme

-İlave maliyetlere ve zaman kaybına sebebiyet veren yeniden işleme süreçlerinden ve üretim gecikmelerinden kaçınma

-Çevresel sorunlar ve güvenlik problemleri gibi olumsuz senaryolarla karşılaşma riskini azaltma

-Tedarik zinciri ve tedarikçi ilişkileri yönetiminde olası problemlerin erkenden teşhis edilmesini ve bu sayede düzeltici eylemlerin hızlı bir şekilde planlanmasını sağlama

-Ürün geri çağırma prosedürlerini doğru yönetme ve bu riski en aza indirme

-Güvenlik ve kalite problemlerinin ana kaynağını hızlı bir şekilde tespit etme

-Üretkenliği yüksek tedarikçilerle çalışma ve alıcı ve satıcı taraflar arasında güçlü bir iş birliği oluşturma

-Tedarik zinciri yönetiminin performansını ve güvenliğini ölçen yasa ve yönetmeliklere daha hızlı uyum sağlama

Günümüz iş dünyasında her firmanın kendine özgü tedarikçi onay süreçleri olabilmektedir. Bu, firmanın faaliyet alanına, müşteri portföyüne, iş hacmine, çalışan sayısına, tedarik hizmetine ihtiyaç duyduğu alanlara, tedarik ağının genişliğine vs bağlıdır. Fakat tipik bir tedarik onay sürecinin olmazsa olmaz adımlarından bazılarını şöyle sıralayabiliriz:

Tedarikçi onay kontrol listesi oluşturulması: Bu liste ile tedarik zinciri yönetiminde tüm tarafların görev ve sorumlulukları net bir şekilde ortaya konulabilir. Bu sayede süreçdeki faaliyetler daha hızlı, kolay ve verimli şekilde tamamlanabilir. Birimler arasında daha güçlü bir koordinasyon sağlanır ve hızlı ve etkili bir iletişim ağı kurulur.

Tedarikçi anketlerinin hazırlanması: Bu anket ve soru setlerinin hazırlanması tedarik zinciri güvenliğini sağlamak ve tedarikçilerin kalite sistemlerini denetleyebilmektir. Bu çalışma, tedarikçi iletişim bilgilerini, sosyal uygunluk denetimlerini, mevzuata uygunluk prosedürlerini, ürün analiz ve test raporlarını, ürün iade politikalarını vs kapsamalıdır.

Şartname yönetimi: Tedarikçilerinin sosyal, finansal ve çevresel performansını takip etmek ve artırmak isteyen firmalar, tedarikçilerinden neler beklediğini net ve anlaşılır bir şekilde ortaya koymalıdır. Satın alma uygulamalarında hiçbir açık konu bırakmayacak şekilde düzenlenen anlaşmalar (veya tedarikçi davranış kuralları), tedarik onay sürecini hızlı ve kolay bir hale getirecektir.

Tedarikçi platformu: Tedarikçi performansının değerlendirilmesi için bütün tedarikçilere ait bilgi ve belgelerin olduğu bir platform geliştirilmesi onay sürecinin daha sağlıklı bir şekilde yönetilmesini sağlayacaktır. Bu dijital platform içerisinde tedarikçi davranış kuralları, değerlendirme puanları, denetleme raporları vs yer almalıdır.

Risk değerlendirmesi: Tedarikçilerden satın alınan ürün ve hizmetlerin içerikleri, işlenmesi, kullanımı, dağıtımı, depolanması vb gibi süreçlere ilişkin tüm riskler değerlendirilmelidir.

Tedarikçi onay prosedürlerinin belirlenmesi: Tedarikçilerin hangi bilgi ve belgelere göre onaylanacağının açık bir şekilde belirlenmesi gerekir. Bazı tedarikçiler için sadece anket soruları yeterli olabilir. Bazı tedarikçiler için dokümanlar üzerinden bir değerlendirme yapılabilir. Bazılarının ise detaylı incelenmesi gerekebilir. Bunun için ürün doğrulama, test ve analizleri; ayrıca yerinde denetimlere ihtiyaç duyulabilir. Hangi ürün / hizmet için hangi tedarikçilerin potansiyel aday olduğunu ve hangi tedarikçi için nasıl bir onay prosedürünün yürütüleceğini önceden planlamak daha doğru bir karar olacaktır.

Tedarik sürecinin denenmesi: Şirketler bir tedarikçiyle uzun süreli anlaşma yapmadan önce bir deneme süreci planlayabilir. Bu geçici süreçte tedarikçi firma, kendisinden beklenenleri karşılarsa onay süreci tamamlanabilir.

Onay aşaması: Tedarikçi onay süreci tamamlanır ve daha önce hazırlanan şartname gerekliliklerine uygun bir anlaşma imzalanır ve süreç resmiye kavuşturulur.

Performans takibi: Tedarik onay süreci tamamlandıktan sonra tedarikçi performansı sürekli olarak takip edilmelidir. Bunun için ara görüşme ve değerlendirmeler, uzaktan veya yerinde denetimler yapılabilir. Bu sayede sürdürülebilir bir tedarik zinciri yönetimi sağlanabilir.