Sinan Berkdemir1
Milenyum Danışmanlık - KKP Uzmanı - Mali Danışman

Eğer birey olarak bir kaza geçirmezseniz hastalıklar size aniden gelmez, çoğunlukla yaptığınız kısa veya uzun süreli davranışlar sonucunda hastalanırsınız. Örnek olarak kısa vadede soğuk su içmek, rüzgarlı yerde oturmak veya uzun süreli olarak sağlıksız besinler yemek, hareketsiz bir yaşam sürmek esasen belli süreye yayılmış hareketlerin hastalık olarak bizlere geri dönmesi ile sonuçlanır. Sonuçta bir doktora gider ve aldığınız ilaçlarla belli bir süre içinde tedavi olursunuz. Bazen küçük operasyonlar veya büyük ameliyatlar geçirmek zorunda kalırsınız. Bazen de uzun süren tedaviler de sonuç vermez ve hayat son bulur.

iÅŸletmelerin yaÅŸam süreleri de insan hayatına benzer, doÄŸar – büyür – hastalanır – yaÅŸlanır ve ölür. DoÄŸmak ve büyümek birçok insanın baÅŸarabildiÄŸi bir durumdur, ancak bölgesel, ulusal veya uluslar arası baÅŸarılar saÄŸlamak herkesin (ve her iÅŸletmenin) harcı deÄŸildir. iÅŸletmeler sadece bu benzetimden bile büyük dersler çıkarılabilir. iÅŸletmelerin hastalanmadan, saÄŸlıklı büyüyerek hayatlarına devam etmesi ve böylece baÅŸarıdan baÅŸarıya koÅŸması temel hedeftir.

Gerçek işletme başarıları kurumsallaşma sonucunda sağlanır ve kurumsallaşmanın özü bir patrona veya bir yöneticiye bağlı olmadan işletmenin hayatını sürdürebilecek olgunlukta olmasıdır. işte olgunlaşmanın sağlanması aşamasında devreye profesyonel yazılımlar ile bilgi ve tecrübe girer.

Genellikle Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP, ERP), diÄŸer deyiÅŸle Kurumsal Sistemler (KS, ES) sadece yazılım olarak algılanmaktadır. Oysa kurumsallaÅŸma kültürüne uygun yönetim anlayışı olmayan ÅŸirketlerin sadece bir yazılım alarak kurumsallaÅŸması mümkün deÄŸildir. iÅŸte bu nedenle sadece Türkiye’de deÄŸil tüm dünyada sadece iÅŸletmelerin üçte biri, KS kurulumunda ve iÅŸletiminde tam olarak baÅŸarılı olduklarını ifade etmektedirler . DiÄŸer bir deyiÅŸle KS kurmaya çalışan dünyadaki üç firmadan ikisi baÅŸarılı olamamıştır veya olamamaktadırlar. Her ne kadar bu baÅŸarısızlıklarla ilgili çalışmalar ağırlıklı olarak 2000 yılı öncesine ait olmakla ve sonrasına ait doyurucu veriler bulunmamakla birlikte, iÅŸin hiç de kolay olmadığını anlatması bakımından önemlidir.

KS’nin kurulması bir evlilik gibidir, projenin başı vardır ama sonu iÅŸletmenin hayatı boyunca devam eder. DiÄŸer deyiÅŸle Kurumsal Sistemlerin kurulması ile süreç aslında yeni baÅŸlamaktadır. Amaç sistemin kurulması deÄŸil, sistemin baÅŸarılı bir ÅŸekilde iÅŸletilmesidir. Sistemin baÅŸarısı denilince, girilen verilerin doÄŸru bir ÅŸekilde girilmesi, raporlanması ve yönetimin bu verileri doÄŸru kararlar için kullanabilmesidir. Veriler, doÄŸru kararlar için kullanıldığı noktada KS yazılımları amacına ulaÅŸmış olur.

KS’e geçilmesi, iÅŸin baÅŸlangıç aÅŸamasıdır. Burada iÅŸletme henüz gaz pedalı ve debriyajı tanımaya, birinci vitese geçerek yol almaya çalışmaktadır. Arabanın hareket etmesini “bu iÅŸ bitti” diye deÄŸerlendirmek doÄŸru bir yaklaşım deÄŸildir. Birçok iÅŸletme, “artık bundan sonra araba ve yol bizi istediÄŸimiz yere götürür” diyerek bir rahatlığa kapılmaktadırlar. BaÅŸlangıç aÅŸaması sadece proje ekibinin iÅŸini tamamladığı anlamına gelir.

BaÅŸlangıç aÅŸamasından sonra giriÅŸ aÅŸaması, iÅŸletmenin faaliyetlerini devam ettirebilmesi için gerekli olan hayati verilerin girilmesidir. Örnek olarak fatura ve irsaliyelerin girilmesi, ücret bordrolarının hazırlanması, sabit kıymetlerle ilgili amortismanların hesaplanması, satıcılara borçların ödenmesi, müşterilerden tahsilatların yapılması, çalışanlara ücretlerinin zamanında verilmesi, vergi bilgilerinin zamanında devlete bildirilmesi ve ödenmesi ile birlikte muhasebe kayıtlarının yapılması bunların baÅŸlıcalarıdır. GiriÅŸ aÅŸamasının doÄŸru bir ÅŸekilde yapılmasının göstergesi olarak üretim veya hizmet maliyetlerinin sistem tarafından otomatik olarak hesaplanabilmesi temel alınabilir . iÅŸletme giriÅŸ aÅŸamasındaki bu görevlerini yerine getiremediÄŸi veya eksik getirdiÄŸi sürece ayakta durması çok zordur. Ancak asgari görevleri uygun bir ÅŸekilde yerine getirmesi, KS’den beklenen sonuçlar olarak deÄŸerlendirilemez. EÄŸer bu aÅŸama doÄŸru bir ÅŸekilde yapılabilirse verilerin tek bir merkezden girilmesi, verilerle ilgili çeÅŸitli karışıklıkların önlenmesi, veri giriÅŸinde zaman tasarrufu gibi etkilerin saÄŸlanabilmesi, faydaların baÅŸlangıç aÅŸaması olarak deÄŸerlendirilmelidir. Yani birinci aÅŸama işçi ve memurların iÅŸ süreçlerini doÄŸru yapmaları ile ilgili sonuçlar olarak kabul edilebilir.

GiriÅŸ aÅŸamasındaki asgari ÅŸartlar saÄŸlandıktan sonra iÅŸletmedeki süreçlerin geliÅŸme aÅŸamasına geçilir. iÅŸletmedeki stokların azaltılması, doÄŸru bir nakit akış sisteminin kurulması, üretim ve yönetimdeki kalite sistemlerinin geliÅŸtirilmesi de üçüncü aÅŸama olarak deÄŸerlendirilebilir. Esasen ikinci aÅŸamada KS’in gerçek faydaları görülmeye baÅŸlanır. Veri akışının düzenlenmesi ve çeÅŸitli sistemlerdeki iyileÅŸtirmeler iÅŸletmenin gerek maddi, gerekse zaman açısından tasarruf yapmasına neden olur. ikinci aÅŸamadaki iyileÅŸtirmeler daha çok uzman, ÅŸef ve müdürlerin görev alanına girer.

Sonuç diyebileceÄŸimiz dördüncü aÅŸamada ise üst yönetim devreye girer. Satınalma, satış, rakip iÅŸletmelerin politikalarına karşı geliÅŸtirilen stratejiler, mali ve finansal süreçlerle ilgili kararlar esasen iÅŸletmenin dışa dönük kararlarıdır ve KS’in beklenen gerçek faydaları bu noktada alınmaya baÅŸlanır. Yani bu sürece gelen bir iÅŸletme KS’den gerçek anlamda faydalanmaya baÅŸlar.

Yukarıda sözü edilen KS kurmaya karar veren iÅŸletmelerin üçte ikisi daha birinci süreçte takılmakta, diÄŸer süreçlere geçemedikleri için KS’den istenilen faydalara ulaÅŸamamaktadırlar. ilk süreçte yeterli olgunluÄŸa gelinmeden ikinci süreçte yol almak gerçekçi olmamaktadır. ikinci süreçte artık iÅŸletmenin ve sistemin yerine oturmaya baÅŸladığı aÅŸamadır ve arabanın üçüncü ve dördüncü vitesle yol almaya baÅŸladığı dönemdir. Sonuç bölümünde ise üst yönetimin arabayı beÅŸinci vitesle otobanda sürdüğü ve yolculuÄŸun tadının çıktığı noktadır.

Beşinci vitese geldikten sonra arabanın sürekli beşinci viteste ve otobanda kalacağı düşünülmemelidir. Belli aşamalarda vites küçültmek, rotayı ara sıra gözden geçirmek, bazen benzin ve dinlenme molaları vermek, bazen de arabaya bakım yapmak üzere durmak gerekeceği unutulmamalıdır.

Bu arada, sistem danışmanlığının tüm aşamalarda kullanılması gerektiğini üstüne basarak söylemek gerekir. Beşinci vitese geçtikten sonra bile danışmanlarla yola devam etmek, vizyon sahibi yöneticilerin ortak noktasıdır. Beşinci vitesle otobanda yol almak, her işletmede zaman ve maliyet olarak farklılık gösterir. işletmenin sermaye yapısı, insan kaynaklarının etkinliği, projeye üst yönetimin verdiği değer, çalışanların projeye yeterince sahip çıkması, piyasa şartları ve teknolojik gelişmeler gibi çok farklı etkenlere bağlıdır. Bu süreçlerin baştan sona tam olarak planlaması mümkün olmamakla birlikte sistem danışmanlığı ile yol alarak buradaki kayıpların en aza indirilmesi sağlanabilir.

1 Milenyum Danışmanlık - Mali Sistem Danışmanı, Sakarya Üniversitesi Maliye Bölümü, Doktora Öğrencisi
2 Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, Yönetim Bilişim Sistemleri, Editör Prof. Dr. Uğur Yozgat, Nobel Yayınları 2011, s.51
3 Mary Sumner, Kurumsal Kaynak Planlaması, Çeviren Sinan Berkdemir, Nobel Yayınları 2013, s. 2.
4 Maliyetler konusunda “Sinan Berkdemir, KKP Sistemlerinde Maliyet Muhasebesi Ãœzerine Sorunlar ve Çözüm Önerileri, 2013, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi”nin incelenmesinde fayda vardır.

Haberin Kaynağı : SUBCONTURKEY YAN SANAYİ ve TEDARİKÇİ GAZETESİ

11.09.2015