Sinan Berkdemir1
Milenyum Danışmanlık - KKP Uzmanı - Mali Danışman

Eğer birey olarak bir kaza geçirmezseniz hastalıklar size aniden gelmez, çoğunlukla yaptığınız kısa veya uzun süreli davranışlar sonucunda hastalanırsınız. Örnek olarak kısa vadede soğuk su içmek, rüzgarlı yerde oturmak veya uzun süreli olarak sağlıksız besinler yemek, hareketsiz bir yaşam sürmek esasen belli süreye yayılmış hareketlerin hastalık olarak bizlere geri dönmesi ile sonuçlanır. Sonuçta bir doktora gider ve aldığınız ilaçlarla belli bir süre içinde tedavi olursunuz. Bazen küçük operasyonlar veya büyük ameliyatlar geçirmek zorunda kalırsınız. Bazen de uzun süren tedaviler de sonuç vermez ve hayat son bulur.

işletmelerin yaşam süreleri de insan hayatına benzer, doğar – büyür – hastalanır – yaşlanır ve ölür. Doğmak ve büyümek birçok insanın başarabildiği bir durumdur, ancak bölgesel, ulusal veya uluslar arası başarılar sağlamak herkesin (ve her işletmenin) harcı değildir. işletmeler sadece bu benzetimden bile büyük dersler çıkarılabilir. işletmelerin hastalanmadan, sağlıklı büyüyerek hayatlarına devam etmesi ve böylece başarıdan başarıya koşması temel hedeftir.

Gerçek işletme başarıları kurumsallaşma sonucunda sağlanır ve kurumsallaşmanın özü bir patrona veya bir yöneticiye bağlı olmadan işletmenin hayatını sürdürebilecek olgunlukta olmasıdır. işte olgunlaşmanın sağlanması aşamasında devreye profesyonel yazılımlar ile bilgi ve tecrübe girer.

Genellikle Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP, ERP), diğer deyişle Kurumsal Sistemler (KS, ES) sadece yazılım olarak algılanmaktadır. Oysa kurumsallaşma kültürüne uygun yönetim anlayışı olmayan şirketlerin sadece bir yazılım alarak kurumsallaşması mümkün değildir. işte bu nedenle sadece Türkiye’de değil tüm dünyada sadece işletmelerin üçte biri, KS kurulumunda ve işletiminde tam olarak başarılı olduklarını ifade etmektedirler . Diğer bir deyişle KS kurmaya çalışan dünyadaki üç firmadan ikisi başarılı olamamıştır veya olamamaktadırlar. Her ne kadar bu başarısızlıklarla ilgili çalışmalar ağırlıklı olarak 2000 yılı öncesine ait olmakla ve sonrasına ait doyurucu veriler bulunmamakla birlikte, işin hiç de kolay olmadığını anlatması bakımından önemlidir.

KS’nin kurulması bir evlilik gibidir, projenin başı vardır ama sonu işletmenin hayatı boyunca devam eder. Diğer deyişle Kurumsal Sistemlerin kurulması ile süreç aslında yeni başlamaktadır. Amaç sistemin kurulması değil, sistemin başarılı bir şekilde işletilmesidir. Sistemin başarısı denilince, girilen verilerin doğru bir şekilde girilmesi, raporlanması ve yönetimin bu verileri doğru kararlar için kullanabilmesidir. Veriler, doğru kararlar için kullanıldığı noktada KS yazılımları amacına ulaşmış olur.

KS’e geçilmesi, işin başlangıç aşamasıdır. Burada işletme henüz gaz pedalı ve debriyajı tanımaya, birinci vitese geçerek yol almaya çalışmaktadır. Arabanın hareket etmesini “bu iş bitti” diye değerlendirmek doğru bir yaklaşım değildir. Birçok işletme, “artık bundan sonra araba ve yol bizi istediğimiz yere götürür” diyerek bir rahatlığa kapılmaktadırlar. Başlangıç aşaması sadece proje ekibinin işini tamamladığı anlamına gelir.

Başlangıç aşamasından sonra giriş aşaması, işletmenin faaliyetlerini devam ettirebilmesi için gerekli olan hayati verilerin girilmesidir. Örnek olarak fatura ve irsaliyelerin girilmesi, ücret bordrolarının hazırlanması, sabit kıymetlerle ilgili amortismanların hesaplanması, satıcılara borçların ödenmesi, müşterilerden tahsilatların yapılması, çalışanlara ücretlerinin zamanında verilmesi, vergi bilgilerinin zamanında devlete bildirilmesi ve ödenmesi ile birlikte muhasebe kayıtlarının yapılması bunların başlıcalarıdır. Giriş aşamasının doğru bir şekilde yapılmasının göstergesi olarak üretim veya hizmet maliyetlerinin sistem tarafından otomatik olarak hesaplanabilmesi temel alınabilir . işletme giriş aşamasındaki bu görevlerini yerine getiremediği veya eksik getirdiği sürece ayakta durması çok zordur. Ancak asgari görevleri uygun bir şekilde yerine getirmesi, KS’den beklenen sonuçlar olarak değerlendirilemez. Eğer bu aşama doğru bir şekilde yapılabilirse verilerin tek bir merkezden girilmesi, verilerle ilgili çeşitli karışıklıkların önlenmesi, veri girişinde zaman tasarrufu gibi etkilerin sağlanabilmesi, faydaların başlangıç aşaması olarak değerlendirilmelidir. Yani birinci aşama işçi ve memurların iş süreçlerini doğru yapmaları ile ilgili sonuçlar olarak kabul edilebilir.

Giriş aşamasındaki asgari şartlar sağlandıktan sonra işletmedeki süreçlerin gelişme aşamasına geçilir. işletmedeki stokların azaltılması, doğru bir nakit akış sisteminin kurulması, üretim ve yönetimdeki kalite sistemlerinin geliştirilmesi de üçüncü aşama olarak değerlendirilebilir. Esasen ikinci aşamada KS’in gerçek faydaları görülmeye başlanır. Veri akışının düzenlenmesi ve çeşitli sistemlerdeki iyileştirmeler işletmenin gerek maddi, gerekse zaman açısından tasarruf yapmasına neden olur. ikinci aşamadaki iyileştirmeler daha çok uzman, şef ve müdürlerin görev alanına girer.

Sonuç diyebileceğimiz dördüncü aşamada ise üst yönetim devreye girer. Satınalma, satış, rakip işletmelerin politikalarına karşı geliştirilen stratejiler, mali ve finansal süreçlerle ilgili kararlar esasen işletmenin dışa dönük kararlarıdır ve KS’in beklenen gerçek faydaları bu noktada alınmaya başlanır. Yani bu sürece gelen bir işletme KS’den gerçek anlamda faydalanmaya başlar.

Yukarıda sözü edilen KS kurmaya karar veren işletmelerin üçte ikisi daha birinci süreçte takılmakta, diğer süreçlere geçemedikleri için KS’den istenilen faydalara ulaşamamaktadırlar. ilk süreçte yeterli olgunluğa gelinmeden ikinci süreçte yol almak gerçekçi olmamaktadır. ikinci süreçte artık işletmenin ve sistemin yerine oturmaya başladığı aşamadır ve arabanın üçüncü ve dördüncü vitesle yol almaya başladığı dönemdir. Sonuç bölümünde ise üst yönetimin arabayı beşinci vitesle otobanda sürdüğü ve yolculuğun tadının çıktığı noktadır.

Beşinci vitese geldikten sonra arabanın sürekli beşinci viteste ve otobanda kalacağı düşünülmemelidir. Belli aşamalarda vites küçültmek, rotayı ara sıra gözden geçirmek, bazen benzin ve dinlenme molaları vermek, bazen de arabaya bakım yapmak üzere durmak gerekeceği unutulmamalıdır.

Bu arada, sistem danışmanlığının tüm aşamalarda kullanılması gerektiğini üstüne basarak söylemek gerekir. Beşinci vitese geçtikten sonra bile danışmanlarla yola devam etmek, vizyon sahibi yöneticilerin ortak noktasıdır. Beşinci vitesle otobanda yol almak, her işletmede zaman ve maliyet olarak farklılık gösterir. işletmenin sermaye yapısı, insan kaynaklarının etkinliği, projeye üst yönetimin verdiği değer, çalışanların projeye yeterince sahip çıkması, piyasa şartları ve teknolojik gelişmeler gibi çok farklı etkenlere bağlıdır. Bu süreçlerin baştan sona tam olarak planlaması mümkün olmamakla birlikte sistem danışmanlığı ile yol alarak buradaki kayıpların en aza indirilmesi sağlanabilir.

1 Milenyum Danışmanlık - Mali Sistem Danışmanı, Sakarya Üniversitesi Maliye Bölümü, Doktora Öğrencisi
2 Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, Yönetim Bilişim Sistemleri, Editör Prof. Dr. Uğur Yozgat, Nobel Yayınları 2011, s.51
3 Mary Sumner, Kurumsal Kaynak Planlaması, Çeviren Sinan Berkdemir, Nobel Yayınları 2013, s. 2.
4 Maliyetler konusunda “Sinan Berkdemir, KKP Sistemlerinde Maliyet Muhasebesi Üzerine Sorunlar ve Çözüm Önerileri, 2013, Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi”nin incelenmesinde fayda vardır.

Haberin Kaynağı : SUBCONTURKEY YAN SANAYİ ve TEDARİKÇİ GAZETESİ

11.09.2015