ERP Sisteminizi Değiştirme Zamanı

ERP Sisteminizi Değiştirme Zamanı

Kurumunuzda ister size özel tasarlanmış, ister genel bir ERP sistemi kullanıyor olun, artık yeni bir ERP yazılımına geçiş yapma zamanınız gelmiş olabilir.

Bunun zamanının gelip gelmediğini anlamak için mevcut sisteminizi değerlendirmeniz de fayda var. Değerlendirmeniz sırasında ERP ’nizi değiştirmeniz gerektiğine yönelik direkt olarak gözlemleyebileceğiniz işaretler olduğu gibi ancak analiz yaparak ortaya çıkarabileceğiniz işaretler de olacaktır.

ERP Sisteminizi Değiştirme Zamanının Geldiğini Nasıl Anlarsınız?

ERP sisteminizi değerlendirirken dikkate almanız gereken bazı maddeleri aşağıda bulabilirsiniz:

ERP Sisteminizin Yeterliliği

ERP sisteminizi değiştirmenizin nedenleri arasında en dramatik olanı ERP ’nizin artık size yetmediğini fark etmenizdir. Bunun arkasında birkaç neden olabilir.

Örneğin:

a ) ERP Sisteminizin Fonksiyonları, Artık Sizin İhtiyaçlarınızı Tam Olarak Karşılayamıyor Olabilir.

Kurumların süreçleri ihtiyaca binaen zamanla değişebilir. Mevcut sisteminizin desteklediği iş süreçlerinizde değişiklikler olduysa, mevcut ERP sisteminizdeki kullanıcılar günlük işlerini yerine getirmek için bazı geçici çözümlere yönelmiş olabilirler. Bu geçici çözümler sistem ve operasyonlar anlamında verimsizliklere ve yüksek maliyetlere neden olabilir.

b) Kuruluşunuzda Dijital Dönüşüm Sürecine Başlamış Olabilirsiniz ve Mevcut ERP Sisteminiz Bu Süreçte Oluşacak Talepleri Karşılayacak Durumda Olmayabilir.

Günümüzde birçok firma dijital olgunluk seviyelerini artırmak üzere olgunluk değerlendirmelerini yaparak, dijital dönüşüm yolculuklarına çıkıyorlar.

Dijital dönüşüm sürecinize başlayıp BT altyapınızı bulut tabanlı bir yapıya dönüştürmeye karar verdiğinizde, kullandığınız çoğu uygulamayı upgrade (sürüm yükseltme) etmeniz veya Cloud uygulamalarla değiştirmeniz gerekecektir.

Dijital dönüşüm süreci ile birlikte karşınıza çıkan bir diğer durum ise , yardımcı işlevleri yerine getirmek için yeni ve modern (son teknolojik alt yapıyı kullanarak geliştirilen) uygulamalar edinmektir. Bu durumda yeni bir sisteme geçiş yapmak, büyük olasılıkla tüm arayüzleri geliştirmekten daha verimli ve daha yararlı bir yol olacaktır.

Kurumunuzun Büyüklüğüne Göre ERP Seçimi Yapmak Önemlidir.

ERP sistemleri fonksiyonellik, teknik alt yapı ve danışmanlık kapsamları ile hizmet verebilecekleri kurumların büyüklüklerine göre segmente edilmektedir. Bazı ERP üreticilerinin çözüm ailesi içerisinde kurumların büyüklüklerine göre önerdiği farklı ERP ürün grupları bulunmaktadır.

KOBİ’ler için inşa edilmiş ERP sistemleri ile büyük kurumlar için inşa edilmiş geniş ERP sistemlerinin fonksiyonellik kapsamı ve çözüm altyapısı farklılıklar gösterir. Kurumunuz zaman içinde önemli ölçüde genişlediyse, sisteminizin kapsamını da buna uygun olarak genişletmeniz, altyapınızı da buna göre güncellemeniz gerekebilir.

ERP sisteminizi fonksiyonellik dışında (Fonksiyonel yeterlilik ile ilgili tespitleri 1. Maddede bulabilirsiniz) genişletmeye yönelik ihtiyacınızı gösterebilecek işaretleri aşağıda bulabilirsiniz. Örneğin:

Mevcut ERP Sisteminizin Performansı Düştüyse.

Bazı ERP çözümleri işlem hacmindeki artış nedeniyle performanslarında düşüş yaşayabilirler. Bu durum, işlem ve rapor alma sürelerinin normalden daha uzun sürmesi ile ortaya çıkabilmektedir.

Sistem Alt Yapısındaki Performansınız Düştüyse.

Sistem kullanıcıları sürekli olarak kesinti ve sorun bildirimi yapıyorsa, ERP sisteminiz muhtemelen artık iş hacmini ve taleplerini karşılayamayacak duruma gelmiştir.

Bu durumda yeni bir ERP çözümünü implemente ederken, performansını etkileyecek olan gereksinimlerini de göz önüne almak akıllıca olur.

ERP‘nizin İşletme Maliyetleri

Kuruluşunuzdaki ERP sistemini ayakta tutmak ve yürütmek için gerekli olan lisans maliyetleri, operasyonel ve altyapı gereksinimleri her geçen zaman artıyorsa;

ERP üreticinizin hizmet ve ürün yaşam döngüsü içinde lisanslama veya yazılım güncelleme modelinde genel değişiklik yapması,

Daha önce modül olarak değerlendirilmeyen fonksiyonların bir modül olarak lisanslanmaya başlanması,

Mevcut ERP sisteminizin alt yapı veya destek ekibinde artış ihtiyacı doğması gibi durumlarda mevcut ERP’nizin işletme maliyetleri artış gösterecektir.

Mevcut ERP Sisteminizin (Sürümü) Sürdürülebilirliği

ERP üreticileri bir ERP yazılımının tüm eski sürümlerini süresiz olarak destekleyemez, bundan dolayı belirli dönemlerde önceki sürümlere yönelik desteğin kaldırılacağı duyuruları yapılarak, yazılımı kullanan kurumlar, sürümlerini yükseltmeye davet edilir.

ERP’nizin kullanım ömrünün sonuna yaklaşan bir sürümüne sahipseniz, ERP seçiminizi, ihtiyaçlarınıza daha uygun olan bir sürüme veya yeni bir ERP ’ye geçiş yapmak yönünde yapmanız uygun olur.

ERP üreticilerinin düzenli ve sistematik olarak yaptığı ürün güncellemesi , ERP sistemlerinin gelişimleri ve güncelliklerini korumaları açısından çok önemlidir. Bunların olmaması sizin gelişiminizi de engeller ve hatta gün geçtikçe önceki çalışma düzeninize göre bile geride kalmanıza neden olabilir. ERP tedarikçiniz yazılımı desteklemeyi veya geliştirmeyi durdurduysa mümkün olan en kısa sürede yeni bir ERP veya sürüm ile kaldığınız yerden yolunuza devam etmelisiniz.

Bir ERP sistemi tedarikçisi ile bir kullanıcı şirket arasındaki ilişki, evlilik ilişkisi gibidir ve ancak sağlıklı bir ilişki kurulabilmesi halinde her iki taraf ta mutlu olabilir. Bununla birlikte, eğer herhangi bir taraf sözünü tutmazsa örneğin ERP tedarikçisi, ihtiyaç duyulduğunda veya zamanında destek vermezse, buna karşın ERP kullanan kurum proje için gerekli olan zamanı ve eforu harcamazsa eninde sonunda bu ilişkide geri dönülemeyecek kadar problemler oluşmaya başlayacaktır. Buna çok dikkat edilmesi gerekir.

Raporlama Aracınızın Yeterliliği

Önceki nesil ERP sistemlerinde raporlama ihtiyaçlarınız için ERP sistemlerindeki tüm verilere erişmek söylenildiği kadar kolay ve görsel değildi.

İlişkisel veri tabanları ve OLAP küplerindeki gelişmelerin, iş zekasının ve zengin raporlama seçeneklerinin benimsenmesine rağmen, ERP dünyasında halen rapor almanın zorlukları yaşanmaya devam ediyor.

Kolay, zengin görsellik ve içerikte raporlar alabilmek yeni bir ERP ’ye geçiş yapmak günümüzde de geçerliliğini koruyorken ERP bağımsız çalışabilen raporlama ve iş analitiği çözümleri de zenginleşiyor.

M.Göker SARP

Kurumsal Dönüşüm Platformu Koordinatörü