Dr. Selami Erarslan
Grup Peryod Entegre Yönetim Bilgi Sistemleri-Yönetim Kurulu Başkanı

ERP Projeleri nedir? Ne değildir?

Ülkemizde çoğu firma ERP yazılımı alma konusunda istekli olmasına rağmen bazı nedenlerle bu projeyi geciktirmekte ya da daha sisteme geçiş öncesi yapması gerekenleri yapmadığından dolayı ERP yazılımını almakta ama hiçbir zaman firmanın gerçek ihtiyaçları doğrultusunda son kullanıcılar sağlıklı bir biçimde uygulamayı kullanamamaktadır. Sonuçta sebep her ne olursa olsun projenin başarısızlığını ortadan kaldırılması için yapılması gerekenleri irdelemek gerekir.

Firmalarda ne tür projeye başlarsanız başlayın açıkçası bu proje ister ERP projesi olsun, ister TURQUALITY projesi, ister Bilgi Güvenliği projesi olsun isterse de bir WEB sitesi projesi olsun hiçbir yönetici projesinin başarısız olmasını istemez. O halde bu yönetici nasıl bir çalışma yapmalı ki projesi başarısız olmasın.

Yönetici veya Proje yöneticisinin bu tür projeler kapsamında yapması gereken ana çalışmalar aşağıdaki gibidir;

• Firmanın altyapı çalışmaları
• Firmanın proje kapsamında yapması gereken çalışmaları
• Projenin devreye alınması çalışmaları
• Kontrol ve denetim çalışmaları
• Kabul çalışmaları

Ülkemizin içerisinde bulunduğu coğrafya bağlamında her firmanın gerek kültürel altyapısı ( Ulusal ve uluslararası çalışma kültürü ) gerek sosyal altyapısı, gerek teknik altyapısı ve gerekse de mali ve finansal altyapısının incelenmesi şarttır. Örneğin bir AB ülkesindeki firmanın kültürel altyapısı hakkında temel konularda çoğu şey belirgin iken ülkemizdeki bir firmanın kültürel altyapısı hakkında çok fazla belirsizlik vardır. O halde Firmanın altyapı çalışmalarını detaylandıracak olursak aşağıdaki maddeleri yazabiliriz:

Firmanın altyapı çalışmaları;
• Kültürel altyapı
• Sosyal altyapı
• Teknik altyapı
• Mali ve Finansal altyapı

Genel olarak ERP yazılımı alacak firmanın bu konuda bilgisinin olmamasından dolayı ve yazılımı satan ve implemente eden firmanın da bu detayda işlerle uğraşmamak istemesinden dolayı konuya önem verilmemektedir.

Günümüzde Firma Kültürü her iş için vazgeçilmez bir önem arz ederken biz niye önemsemiyoruz düşünmemiz lazım.

Kurumsal kültür bir kurumda neyin, neden ve nasıl yapıldığını belirleyen anlayış ve bu anlayışın yeşerdiği iklimdir. Bu anlayışı kurumun varlık nedeni, içinde bulunduğu ortam ile ilgili varsayımları, değerleri, normları ve gerçekleştirdiği uygulamaları belirler. Kurum kültürünün boyutları şu şekilde sıralanabilir:

(I) Kurumun misyon, vizyon ve değerleri,
(II) Organizasyon yapısı,
(III) Kurumun kimliği,
(IV) Yetki, sorumluluk ve güç dağılımı,
(V) Kontrol sistemleri,
(VI) Alışkanlık haline gelmiş uygulamaları ve
(VII) Efsaneleşmiş hikâyeleri.

Kurumsal Kültür, bunların belirlenmesini değil, belirlenmiş olan kriterlerin kurum içerisinde nasıl uygulanacağını belirlemeden geçer. Müşteri Odaklılığın düşük olduğu bir firmada ne yapabilirsiniz ki? Veya formel olmayan bir kültür yapısı içerisinde nasıl malzeme kodu yapısını oluşturup bunu devreye alabilirsiniz ki? O halde kısaca firmanın temel kültür kıstaslarını belirleyip bu bağlamda da kültürün nasıl uygulanması gerektiğini belirlemek zorundayız. Ben kurumsallaşmaya karşıyım diyen bir CIO ile kurumsal mimari çalışması yapmaya çalışan bir firmanın halini düşünemiyorum.

Firmanın sosyal altyapısını ise gerek firmanın ortakları gerekse de firmanın çalışanları olarak iki grupta toparlayabiliriz.

Firmanın ortakları arasındaki çıkacak en ufak bir rüzgâr firma içerisinde fırtınalara neden olacaktır. Bu nedenle de ortaklar arasında iyi bir anayasanın düzenlenmiş olması problemleri minimize etmek için yeterli olacaktır.

Firmanın Genel Müdür ve diğer çalışanlarının oluşturduğu yapı ise tüm kurumsal firmalarda olduğu gibi gerekli IK ( insan Kaynakları ) süreçlerine uygun yapılanmış ve denetlenen bir yapıda olmalıdır. Hepimizin bildiği ve artık sık sık tekrarladığı gibi günümüzün en önemli kaynağı insandır ve sizler bu kaynağı kültürünüzün aşağıdaki bileşenleri ile özdeşleştiremezseniz sonuç başarısızlık demektir.

• Çalışana Verilen Değer,
• işe Sahip Çıkma,
• Kariyer Geliştirme,
• Performansla Ödüllendirme,
• Eşitlik ilkelerine Uyma,
• Yatay ve Dikey ilişkiler,
• Yardımlaşma ve iş Birliği,
• Etkin iletişim,
• işletme Hedefleri Bilinci,

Yaşanmış bir örnek verecek olursam, enerji sektöründe dünya devlerinden birinin Türkiye ofisine SAP yazılımı almak için çalışmalar başlatılmış idi. Oradaki ilgili kişilerden birisi yazılım alındıktan sonra bana SAP modülleri hakkında bilgisi olan bir eleman aradıklarını ve benim portföyümde böyle bir eleman olup olmadığını sormuştu. Kendilerine istedikleri eleman için belirledikleri ücret aralığını sorduğumda aldığım cevap çok ilginç idi, “Ücret politikamız doğrultusunda personel ne alıyorsa”. Yazılımı almadan herhangi bir bütçe çalışması yapıp yapmadıklarını sorduğumda ise hayır yapmadık cevabını vermişlerdi.

Kısaca teknik altyapı konusuna değinecek olur isek, konu ERP olunca aklımıza hemen IT nin teknik altyapısı geliyor. Örneğin bilgi kasası (datasafe), kesintisiz güç aynağı, ısıtma ve soğutma sistemleri, yükseltilmiş taban, jeneratör, sistem odası, bilgisayar ve çevre üniteleri vb. gibi. Bunlardan bahsedince de Bilgi Güvenliği, Yedekleme Yönetimi, Afet Yönetimi (Disaster Management) vb. den bahsetmeden geçemezsiniz. Son nokta ise kurumsal mimari yapısının oluşturulmasıdır. Aslında ERP denince tüm firmanın altyapısını düşünmekte yarar var. Süreçlerin belirli olmadığı, yetki matrisinin bulunmadığı, etki analizlerinin yapılmadığı, gerekli makine ve teçhizatın bulunmadığı, malzeme giriş kalite kontrol işlemlerinin yapılmadığı ve neyi kimin yapacağının belli olmadığı vb. durumlarda bir firma içerisinde ERP yazılımını devreye almanız zordur. Örneğin malzeme kodu açma/oluşturma işini ambarın yaptığı bir firmada süregelen bir başarıdan bahsedemezsiniz.

Aslında firma kültürünün de önemli bir parçası olan “Yapan, Kontrol Eden ve Onaylayan” mekanizması kabul edilmiş ve her zaman uygulanır olmalıdır. Bu sürecin adımlarından olan Kontrol ve Onayı bir kişiye indirgeyerek süreçteki kişi sayısını ikiye düşürebilirsiniz ama hiçbir zaman bu üç görevi de aynı kişi yapamaz. Örneğin kasayı tutanla kasayı yazan gibi, satınalma işlemini yapan ile malzeme Giriş kontrol işlemini yapan gibi, tasarımı yapanla imalat kalite kontrolü yapan gibi.

Altyapının son bileşeni olan “Mali ve Finansal Altyapı” aslında proje sponsorunun sorumluluğunda olan temel kaynaklardan birisidir. Burada önemli olan nokta, doğru bir proje planlamasına bağlı olarak hangi kaynakların hangi bütçe ile ne zaman kullanılacağının net olarak belirlenmesi ve bu kaynaklarında sponsor tarafından ayrılmasıdır. Bu konuda bir örnek verecek olur isek genelde ERP projelerinin başlangıcında bir GAP Analizi yapılmadığından tedarikçi firma ERP yazılımını devreye alırken bazen ERP yazılımından daha fazla yazılım yapmak zorunda kalır. ilave geliştirilen her kod ise ya maliyet olarak ilgili firmaya döner ya da projenin tamamlanmamasına neden olur.

Sonuç; ERP projesini doğru planlanamadığınız zaman doğru da tamamlayamazsınız. Projeyi doğru planlayabilmeniz için de altyapı çalışmalarını doğru yapmanız gerekir.

Haberin Kaynağı : SUBCONTURKEY YAN SANAYİ ve TEDARİKÇİ GAZETESİ

14.09.2015