ERP Seçim Süreci 7

ERP Seçim Süreci 7:

ERP Seçiminde ERP Tedarikçisinin Değerlendirilmesi

Bir üretim veya hizmet işletmesi için ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemi seçimi, sadece teknik bir karar değil; aynı zamanda stratejik bir tercihtir. Genellikle seçim sürecinde ürünün özelliklerine, arayüzüne ya da modül kapsamına odaklanılır. Oysa gerçek başarı, sadece yazılımın fonksiyonlarıyla değil, ERP tedarikçisinin (ERP üreticisi veya çözüm ortağı danışmanlık firması) yaklaşımıyla da doğrudan ilgilidir. Bu nedenle ERP seçiminde “yazılım mı, danışmanlık yetkinliği mi, referans mı?” sorusu, karar vericilerin kendine dürüstçe sorması gereken kritik bir sorudur.

Yazılım Elbette Önemli Ama Tek Başına Yeterli Değil

ERP seçiminde yazılımın işlevselliği, sektöre uygunluğu, ölçeklenebilirliği ve entegrasyon kabiliyetleri elbette çok önemli kriterlerdir. Ancak, ERP sistemleri çoğunlukla "kutudan çıktığı gibi" kullanılmaz. Geliştirmeler, uyarlamalar ve kullanıcı deneyimi gibi birçok değişken bu yazılımın başarısını etkiler. Bu nedenle sadece özellik listesine bakmak, karar vermek için yetersizdir. Ayrıca günümüzde birçok ERP yazılımı birbirine oldukça benzeyen temel işlevleri sunuyor. Farkı yaratan ise bu yazılımın nasıl hayata geçirildiğidir.

Danışmanlık Yetkinliği: Doğru ERP’nin Ötesi

ERP projelerinde başarının büyük bölümü, yazılımı uygulayan ekip tarafından belirlenir. ERP tedarikçisindeki proje ekibinin tecrübesi, iletişim yetkinliği, süreç bilgisi ve danışmanlık yaklaşımı, projenin kaderini doğrudan etkiler. “Doğru yazılım, yanlış ekip” denkleminde başarısızlık kaçınılmazdır.

ERP tedarikçisindeki proje ekibinin sadece teknik bilgiye sahip olması yetmez. Süreç analizi, değişim yönetimi, kullanıcı eğitimi gibi konularda da deneyimli olmaları gerekir. ERP projelerinde sadece yazılım kurulmuyor; kurumun iş yapış biçimi dönüştürülüyor. Bu dönüşümün başarısı, ERP tedarikçisindeki proje ekibinin işletmenin kültürüne ne kadar hızlı adapte olabildiğiyle de alakalıdır.

ERP tedarikçisinin değerlendirilmesi yapılırken (en az) şu soruların cevapları mutlaka bulunmalı:

Projede yer alacak danışmanlar daha önce hangi projelerde görev almışlar?

-Deneyim, başarının en güçlü göstergesidir.
Daha önce hangi sektörlerde, hangi ölçeklerde projelerde yer aldıkları çok önemlidir. Danışman ekibin benzer büyüklükte projelerde edindiği tecrübeler, sizin projenizde de riskleri azaltır ve doğru yönlendirme sağlar.

Sektörünüzde daha önce benzer projeler yapmışlar mı? Referans gösterebilirler mi?

-Sektörel bilgi, süreci ciddi oranda hızlandırır ve hataları azaltır.
Sektörel terminolojiye hâkim, mevzuat ve süreç detaylarını bilen ekipler projeyi daha hızlı kavrar ve özelleştirme ihtiyacını azaltır. Referans gösterebilmeleri, güvenilirlik açısından önemli bir göstergedir.

Projede hangi metodolojiyi kullanıyorlar? Fit-to-Standard mı, özel geliştirme mi öneriyorlar?

-Yaklaşımları, sizin iş yapış şeklinizle uyumlu mu?
Fit-to-Standard yaklaşımı hızlı uyarlama ve düşük bakım maliyeti sunarken, özel geliştirme daha esnek ama karmaşık olabilir. Kullanılan metodoloji, şirketinizin büyüklüğü, kültürü ve beklentileriyle uyumlu olmalıdır.

Canlıya geçiş sonrası destek süreçlerinde ne kadar ulaşılabilir oluyorlar ve SLA* seviyeleri nedir?

-İşin zor kısmı canlıdan sonra başlar. Destek süreci de çok kritik bir süreçtir.
Canlıya geçiş sonrası sistemde çıkacak sorunlara hızlı müdahale hayati önem taşır. SLA seviyeleri, destek hizmetlerinin ne kadar sürede ve hangi kapsamda verileceğini belirler. Bu süreçte ulaşılabilirlik, kullanıcı memnuniyetini doğrudan etkiler.

Kriz anlarında nasıl hareket ediyorlar? Önceki projelerde karşılaştıkları büyük sorunları nasıl yönetmişler?

-Kullanılan gerçek yöntemler krizlerde ortaya çıkar.
Projelerde her zaman plan dışı durumlar olabilir. Bu noktada danışmanın kriz yönetim becerisi, önleyici aksiyonları ve iletişim gücü devreye girer. Önceki örnekleri dinlemek, onların pratik çözüm yeteneğini anlamanıza yardımcı olur.

Sistemin mevcut sistemlerle (Örnek: MES, CRM, BPM, Doküman Yönetim Sistemi, vs) entegrasyonu konusunda deneyimleri var mı? Entegrasyon yöntemleri nelerdir?

-Entegre olmayan sistem, izole kalır.
ERP’nin diğer sistemlerle entegre çalışabilmesi, dijital dönüşümünüzün başarısı için kritiktir. Bu nedenle danışman ekibin API, web servis, ara katman (middleware) gibi entegrasyon yöntemlerinde tecrübeli olması büyük avantaj sağlar.

Referans: Seçiminizi Sağlamlaştıran Ayak İzi

ERP seçiminde ERP tedarikçisinin referansları çok değerlidir. Ancak burada sadece “kaç firmada uygulandı?” sorusu değil, “nasıl uygulandı, ne kadar sürede canlıya geçti, kullanıcılar memnun mu?” gibi soruların cevapları sorgulanmalıdır. Bir referansın anlamlı olabilmesi için sizinle benzer ölçekte ve benzer sektörde olması önemlidir.

Referans ziyareti veya görüşmesi yapılabiliyorsa, bu imkân mutlaka değerlendirilmelidir. Gerçek kullanıcılarla yapılacak bir sohbet, ERP tedarikçisi firmanın broşüründen çok daha fazla bilgi verecektir.

Ayrıca ERP tedarikçisi firma referans vermeye istekli mi, referanslarını açık yüreklilikle paylaşıyor mu? Referans projelerde benzer sorunlar yaşanmış mı, nasıl çözülmüş?

ERP Yazılımı + Danışmanlık Yetkinliği + Referans >>> Doğru Tercih

ERP seçim süreci çok boyutlu bir değerlendirme gerektirir. Sadece yazılım özelliklerine odaklanmak, önemli ama eksik bir bakış açısıdır. Yazılımın arkasındaki ekibin yetkinliği ve daha önceki uygulama deneyimlerinden alınacak dersler, projenin başarısı için vazgeçilmezdir.

Karar vericiler, bir ERP sistemini değil, bir iş ortaklığını seçtiklerini unutmamalıdır. Bu ortaklık uzun yıllar sürebilir. Bu nedenle seçim sadece teknik değil, kültürel bir uyum meselesidir. Yazılım, ekip ve referanslar arasındaki denge iyi kurulursa, ERP sadece bir yazılım yatırımı değil, aynı zamanda sürdürülebilir bir dönüşüm aracına dönüşür.

(*) SLA, hizmet sağlayıcılar ve müşteriler arasında güvenli, ölçülebilir ve sürdürülebilir bir ilişki kurmanın temel aracıdır. Net hedefler, ölçüm kriterleri ve açık iletişim yolları sayesinde hem hizmet kalitesi artar hem de taraflar arası olası sorunların önüne geçilir. Günümüzde kurumsal başarı, yalnızca teknolojiyle değil, bu teknolojinin doğru şekilde yönetilmesiyle mümkündür. Bu nedenle iyi hazırlanmış bir SLA, dijitalleşme yolculuğunun vazgeçilmez bir parçasıdır.

Kullanıcı hataları, sistem sorunları, entegrasyon problemleri gibi birçok konuda hizmet sağlayıcının ne hızda ve hangi yöntemle müdahale edeceği, SLA belgelerinde açıkça belirtilmelidir.

Örneğin:

"Kritik seviyede olan ERP kaynaklı bir probleme hizmet sağlayıcı en geç 2 saat içinde müdahale etmeli, 6 saat içinde çözüm sunmalıdır."