ERP Projeleri Sonrasında

ERP Projeleri Sonrasında Neden İstenilen Sonuçlara (Büyük Oranda) Ulaşılamıyor?

Endüstri 3.0’ın ön koşulu olan ERP devreye alma süreçlerinde son zamanlarda eskiye oranla önemli artışlar gözlemliyoruz. Birçok işletme ya sıfırdan ERP kuruyor ya da daha önceleri kısıtlı alanlarda kullandıkları ERP’lerine yeni modüller ekliyorlar. Bu durum hem hizmet verilen hem de alınan tarafta yetkin iş gücüne olan ihtiyacı her geçen gün artırıyor. Zira, ERP süreç danışmanı ve işletmedeki ERP proje yöneticisinin konuya hakimiyeti, ERP projelerin başarılı olabilmesi açısından son derece önemli iki faktör. Bu alanda sektörde önemli boşlukların/ihtiyaçların olduğunu ve genç arkadaşlara bu alana yönelmelerini tavsiye ederek asıl konumuza girelim: ERP kurulum sonrasında neden istenilen sonuçlara (büyük oranda) ulaşılamıyor?

Bu konu üzerine literatürde ya da gerçek hayat deneyimlerinde birçok değerli görüş/yorum mevcut. Ancak, ben kendi gözlemlerimi sizlerle paylaşmak istiyorum. Konumuz ERP seçimi değil; ERP kurulumundaki başarısızlıkları finansal (evdeki hesap çarşıya uymaması) ve fonksiyonel (dağın fare doğurması) açıdan tartışmak.

Şekil 1: ERP Proje Yönetiminde Eski ve Yeni Yaklaşım

Proje ile dönüşüm farklı kavramlardır. Projelerin başlangıcı ve sonu, dönüşümün ise sadece başlangıcı vardır.  ERP süreci, sizi dönüşüme sokacak bir projedir. Yani, başlangıcı/bitişi ve bununla ilintili olarak ‘kalite, maliyet ve zaman’ performans endeksleri mevcuttur. İyi bir proje yönetiminde bu üç endeksin planlananı ile gerçekleşeni arasında çok fark olmaz. Ancak, ERP projelerinde bu duruma oldukça az rastlanılır. Maliyetler şaşar, zaman uzar, kalite (fonksiyonalite) beklentiyi karşılamaz.

Bu durumun birçok alt nedeni vardır ancak kök neden analizi yaptığımızda ana etkenin işletmedeki karar vericilerin bilgisizliği olduğunu söyleyebiliriz.

Neden mi? Açıklamaya çalışalım…

ERP projelerine başlamak Katolik nikahına benzer. Bir kere karar verildiğinde geri dönüş öyle kolay değildir. O nedenle işi başından sıkı tutmak ve ne istediğinizi/karşıdan ne alacağınızı iyi bilmek durumundasınız.  Hemen hemen birçok ERP proje sürecinde, artık klasik! haline gelen kavramsal tasarım süreci vardır. Bu öyle bir süreçtir ki, ERP firmasının danışmanları ile tüm işletme bölümleri arasında haftalarca hatta aylarca toplantılar, analizler yapılır ve süreç sonunda genelde pek de anlaşılmayan bir rapor ile karşı karşıya kalını verilir. Bunca zamanın karşılığı bu muydu diye kendinize sormaya başlarsınız. İşin gerçeğinde, siz ne isterseniz isteyin birçok ERP firması sonuçta size yapabildiğini ya da bütçe dahilinde yapmak istediğini sunar. İstisnalar elbette vardır, ancak bir kere anlaşma yapılmıştır ve kopabilmek öyle kolay değildir.

Kavramsal taşarım aşaması aslında müşteri beklentilerinin tam olarak anlaşılması ve anlaşılan konuların ERP’ye uyarlanması için yapılacakların belirlenmesi sürecidir. Temel beklenti, bir daha soru sorulmaya gerek kalınmadan projenin antat kalınan taslak üzerinden ilerletilebilmesidir. Her modül için farklı danışmanlar gelirler, konuşurlar, yazarlar ve sizden aldıklarını rapor olarak size sunarlar! Peki gerçekte bu kadar efora/zamana cidden gerek var mıdır? (Çok özel süreçleri olan işletmeleri bu kapsam dışında tutuyorum ki %3-5’i geçmez bu oran).

Peki ne yapmak gerekiyor? Bir bakalım...

Derim ki; bu süreci kendiniz öncesinde yapın. İçeriden bir ekip kurun ve başına bu işi yönetecek/konuyu bilen birini atayın; böyle biri yoksa mutlaka birini işe alın. Bu kişi (ERP Proje yöneticisi) hem işletme içi kavramsal analizi hem de ERP proje sürecini yönetecek nitelikte olmalıdır. ERP projesine / seçimine başlamadan en az 3-4 ay önce bu işe başlayın ve kendi kavramsalınızı kendiniz oluşturun.

Kavramsala doğru soruları sorarak başlayın: İlk soru ‘ciromuz nereden geliyor (segment)?’ olmalıdır. Her segmentin iş akışı, dinamikleri birbirinden farklıdır. Ticari al/sat segmenti, sipariş-üretim segmenti / sipariş-tasarım segmenti ya da proje yönetimi segmenti farklılıklar gösterir. Klasik olarak, segmentler ‘teklif – sipariş – tedarik – üretim – lojistik – devreye alma – tahsilat süreci’ gibi adımları izlerler. Bazı segmentler tamamını, bazıları ise bir kısmını. Burada düşünülmesi gereken ana konu MIFA (Material Information Flow Analysis) konseptidir. Malzemenin ve bilginin nasıl aktığı, süreçler arasında nasıl etkileşim/iletişim olduğu gibi konuların segment bazında detaylı düşünülmesi ve akışa uygun bir şekilde tasarlanması gerekir.  Ana veriler konsepti de bu aşamada önemlidir (malzeme ana verileri, müşteri/tedarikçi ana verileri, ürün ağacı/reçete yapısı, kalite planları, ürün geliştirme süreci, proje yönetimi, temel raporlama/analiz gereksinimleri, maliyetlendirme modelleri, vs.,). Süreçlerinizi AàZ’ye önce kendiniz tanıyın, ihtiyaçlarınızı iyi belirleyin, ekibinizi eğitin ve işletme içinde farkındalığı/bilinç seviyesini artırın (standart). Kolay değildir bu süreç ancak daha sonradan yapmaktan çok daha faydalıdır/kazançlıdır. Bu sayede hem kendi iş akışlarınızı daha iyi anlamış hem de karşı tarafa sunabileceğiniz net bir dokuman (kendi kavramsal tasarımınız) hazırlamış olursunuz herhangi bir lisans ve danışmanlık ücreti ödemeden. Unutmayın ERP lisans ve danışmanlık ücretleri anlaşma sonrası hemen başlar! Oysa, bu süreci kendiniz yaparsanız hiçbir ERP firmasına ödeme yapmadan kavramsal tasarım sürecini geçmiş olursunuz. Bu adımın hem maliyet hem de zaman açısından size oldukça önemli getirisi olacaktır.

Bahsettiğim gibi bu süreci bir başkasına değil, kendiniz yapmalısınız. Bilmiyorsanız, önce öğrenmeniz ve sonrasında yapmanız gerekir. Cehaletin bedelini ödememek için bu işi taşere etmeyin; öncelikli işiniz bu olsun.

Bu çalışmanın tamamlanması akabinde artık ERP firmaları ile görüşmeye hazırsınızdır. Yaptığınız çalışmayı ERP seçiminde/teklif isteme sürecinde ‘işte biz bunları istiyoruz ne bir eksik ne de bir fazla’ diye firmanın önüne koyun ve buradaki isteklere göre teklifleri değerlendirin.

Buraya kadar konuştuklarımızı şöyle özetleyelim.

- ERP proje yöneticiniz mutlaka olsun,

- Herhangi gibi ERP firması ile görüşmeden önce kavramsal tasarımınız hazır olsun.

Tabi bu işin bir de teklif toplama/değerlendirme süreci vardır. Genelde, sohbet tarzında ve beklenti/umut vaadi şeklinde geçen tanışma toplantılarında birçok konu havada kalır (ortada net bir dokuman olmadığı durumlarda). Defalarca konuşulur, görüşülür ve nihayetinde bir teklif gelir. Ancak, teklif oldukça geneldir. Çünkü tam olarak istenilenler incelenememiştir teklif veren tarafından. İçeriğinde birçok gri alan vardır daha sonradan beyaza ya da siyaha kayabilecek. İşte bunu engellemek için ilk kısımda bahsettiğimiz kavramsal tasarım süreci oldukça işe yarar.

Şimdi gelelim maliyet konusuna. Evdeki hesap çarşıya uymadı sorunu ile karşı karşıya kalmamak için bu aşamada da proje yöneticisine ihtiyacınız var. ERP projesinin gerçek maliyetini anlayabilmek uzmanlık gerektirir. Zira, lisanslama maliyetlerinin oldukça karmaşık olması, ileride oluşabilecek gereksinimlerin maliyetlere nasıl yansıtılacağının net aktarılmaması, müşteri istek ve beklentilerinin hangisinin standart hangisinin geliştirmeye gireceğinin tam tanımlanmaması, entegrasyonları nasıl ve ne seviyede yapılacağı veya ERP firması satış sorumlusunun hizmet alacak işletmenin gerçekte ERP projesini yapabilme kabiliyetin olup olmadığının hiç sorgulanmaması gibi konulardan türeyen problemler süreç sonunda beklenti ile gerçekleşen anlamında (hem fonksiyonel hem de finansal) ciddi farklılıklar meydana getirir ve bu sonuç daha sonradan oldukça baş ağrıtır. Müşterinin (yani sizin) yeterince konuya hâkim olmaması (cehaletin bedeli), hizmet verenin işi bir şekilde bağlamak istemesi nedeniyle tüm gerekenleri açıklamaması (ciro elde etme isteğinin ön plana çıkması) ya da müşteri gereksinimlerinin tam anlaşılamaması (bilgisizlik) gibi unsurlar bu sonuca etken olarak gösterilebilir. Bu gibi durumları çokça gözlemliyoruz.

ERP projeleri maliyetlidir ancak literatürde bu maliyetin gerçekte ne olması gerektiği ile ilgili, herkes tarafından kabul görmüş örnek bir çalışma yoktur. Gelen firmanın insafına, satış döneminin zamanına, sizin beklentilerinize ya da size sunulanlara göre çok değişir maliyetler.

- Lisans maliyetleri, ki türlü türlü çeşidi vardır (bazen satan kişiler dahi aralarındaki farkı bilmez), tam bir muammadır. Kullanıcı sayısının belirlenmesi ile lisanslama maliyetinin biteceğini sanmak büyük bir yanılgıdır. ERP haricinde kullanmanız gereken diğer yazılımlar, o an için aklınıza hiç gelmeyen ancak ileride gereksinim olabilecek birçok konu için de lisans maliyetleri vardır. Örneğin, ileride bir portal üzerinden müşterilerinizin sipariş girmelerini ya da IoT ready ürünlerinizden ERP’ye bağlantı yapmak istediğinizde lisans maliyetleri bu durumdan nasıl etkilenir? Bir sorun bakalım teklif veren ERP firmasına.

- Entegrasyon konusu bambaşka bir konudur. Bazı ERP’ler her modülü içer(e)mez, ya da içerse dahi işletme o alanda başka yazılım kullanmak isteyebilir. Bu bağlamda ERP modülleri içinde yer almayan farklı birçok programın ERP’ye tek tek entegre edilmesi kolay bir süreç değildir. Teknik olarak her yerden her yere tek ya da çift taraflı entegrasyon yapılabilir. Ancak, buradaki soru entegrasyonun hangi detayda, kim tarafından yapılacağı ve bunun maliyetlere dahil olup/olmadığıdır.

- Danışmanlık adam gün sayıları ayrı bir tartışma konusudur. Aynı proje için kimi firma 300 adam gün kimi ise 1000 adam gün danışmanlık önerir. Nasıl hesaplanır bu adam günler, nedir bu işin sırrı benim pek aklımın almadığı konular. Zira, bu konuda da literatürde herkes tarafından kabul görmüş bir çalışmaya da rastlanılmamıştır. 

- Donanım maliyetleri kısmen daha anlaşılırdır.

Bu bağlamda, ERP değerlendirme toplantılarına mutlaka konunun uzmanı ile girin. Yapabiliyorsanız bu süreci, konu hakkında uzman birini işe alarak yapın (ki doğrusu budur); keza projeyi yönetecek kişinin en başında sürece dahil olması her açından faydalıdır. Ancak, o an için bu mümkün değilse mutlaka bir danışman ile anlaşın. Ne istediğinizi iyi çalışın (ilk kısımda konuştuklarımız: Proje yöneticisi ve kavramsal tasarım). ERP firmasından, ileride oluşabilecek olası isteklerinizi de göz önünde bulundurarak beş yıllık nakit akışı projeksiyonu isteyin (özellikle ekstra lisans maliyetlerinin neler olabileceğini iyi anlamak gerekir) ve teklifteki her detayı enine/boyuna iyice sorgulayın. Süreç anlaşmanızda hiçbir gri alan ortada kalmasın. Unutmayın; gri beyaza da gider siyaha da!

Özetlemek gerekirse karar verici olarak şu unsurları dikkate alarak sürece başlamalısınız.

- ERP sürecine önce kendiniz başlayın. Bir proje yöneticisi alın, gerekirse danışmanlık ile destekleyin ve kendi kavramsalınızı tanımlayan net bir doküman hazırlayın. Bu süreç size çok şey katacaktır – ERP almasanız dahi asla boşa gitmez.

- Teklif toplama / değerlendirme süreçlerinde, eğer yukarıdaki adımı yaparsanız danışmanlık adam günlerinde önemli azalma olacaktır. Daha kısa zamanda uyarlama sürecine geçilecek ve bu sonuç size zaman, maliyet ve kalite olarak geri dönecektir.

- ERP lisans maliyetlerini, ERP danışman yetkinliğini mutlaka sıkı sorgulamak gerekir. ERP projesinin iyi sonuçlanması hizmet veren firma ERP proje yöneticisinin yetkinliğine, deneyimine son derece bağlıdır. İyi bir proje yöneticisi, işletme içinde kendisi ile birlikte süreci koordine edecek karşılığı olmadan ve hatta bu kişiyi sınamadan sürece başlamaz; bekler. Çünkü, eğer işletme içinde yetkin bir ERP proje yöneticisi yoksa gösterilecek çabanın büyük oranda boşa gideceğini bilir. Eğer işletme içinde böyle birisi henüz yoksa ve ERP sürecini proje yönetici başlatmak istiyorsa, siz durun ve sürece başlamayın. Önce, sizin adınıza süreci yönetecek yetkin birini bulun, sonra başlayın.

Yapay zekâ çağında, bir önceki dönemim standardı olan ERP olmadan işletme dinamikleri işleyemiyor ve şekillenemiyor. Veriyi üretme, saklama ve kullanma süreçlerinde ERP’ler anahtar rol üstleniyor. Ülkemiz geneline bakıldığında bu alanda oldukça fazla sayıda projenin yapılacağını tahmin etmek hiç de zor değil. Bu bağlamda, özellikle genç arkadaşlarıma bu alana da ilgi duymalarını / yönelmelerini tavsiye ederim.