Belgelendirme Denetimlerinde En Sık Tespit Edilen Uygunsuzluklar

Belgelendirme Denetimlerinde En Sık Tespit Edilen Uygunsuzluklar

Sanayi işletmelerinde kalite, güvenlik ve sürdürülebilirlik kavramları yalnızca üretim faaliyetlerinin başarısı ile ölçülmemektedir. Günümüzde uluslararası ticaretin en temel şartlarından biri, çeşitli standartların gereklerini yerine getirmek ve bunu belgelendirme süreçleri ile ispatlamaktır. Bu noktada ISO belgeleri, CE işaretlemesi ve diğer yönetim sistemi sertifikaları firmaların karşısına çıkmaktadır. Belgelendirme süreci yalnızca bir sertifika elde etme adımı değil, aynı zamanda işletmenin sürekli olarak denetime açık olması anlamına gelmektedir. Belgelendirme kuruluşları tarafından yapılan denetimler, mevcut sistemin etkinliğini ölçmekte ve işletmenin uluslararası normlara uyum düzeyini ortaya koymaktadır.

Denetimlerde tespit edilen uygunsuzluklar çoğu zaman işletmenin güçlü yönlerinden ziyade zayıf yönlerini görünür hale getirmektedir. Aslında bu uygunsuzlukların kaydedilmesi, firmalar açısından bir başarısızlık olarak görülmemelidir. Çünkü bu bulgular, iyileştirme için değerli bir fırsat sunmaktadır. Ancak dikkat çekici bir nokta vardır: farklı sektörlerde faaliyet gösteren pek çok işletmede aynı tür uygunsuzluklar tekrar tekrar ortaya çıkmaktadır. Bu da bazı alanlarda yaygın bir bilinç eksikliğinin veya uygulamada zorlukların bulunduğunu göstermektedir.

Dokümantasyonun Yetersizliği

Belgelendirme denetimlerinde en sık karşılaşılan bulgulardan biri dokümantasyon ile ilgilidir. Standartlar, süreçlerin yalnızca pratikte uygulanmasını değil, aynı zamanda yazılı hale getirilmesini, güncel tutulmasını ve erişilebilir olmasını zorunlu kılmaktadır. Ancak pek çok işletmede dokümantasyon eksik veya hatalı biçimde yönetilmektedir.

Bir kalite yönetim sistemi prosedürü hazırlanmış olsa bile bu prosedürün güncellenmediği, çalışanlara duyurulmadığı veya eski sürümlerinin hâlâ kullanımda olduğu görülmektedir. Bu durum, süreçlerin fiilen doğru yürütülmesine rağmen denetimlerde uygunsuzluk olarak kaydedilmektedir. Bazı durumlarda ise prosedürler hazırlanmış fakat uygulamaya yansıtılmamıştır. Yani belgeler kâğıt üzerinde vardır, fakat sahadaki uygulamalarla örtüşmemektedir. Bu tür durumlar, yönetim sisteminin etkinliğini ciddi biçimde zedelemektedir.

Kayıtların yetersizliği de benzer bir sorundur. Örneğin, kalibrasyon kayıtlarında yalnızca cihazın adı ve tarihi yer almakta, fakat ölçüm sonuçları, doğrulama bulguları ve uygunsuzluk durumları belirtilmemektedir. Denetçiler bu eksiklikleri doğrudan uygunsuzluk olarak değerlendirmektedir. Dokümantasyonun amacı yalnızca kural gereği kayıt tutmak değil, şeffaflık ve izlenebilirlik sağlamaktır.

İç Denetim ve Yönetim Gözden Geçirme Süreçleri

ISO standartlarının önemli gerekliliklerinden biri, iç denetimlerin düzenli aralıklarla yapılmasıdır. İç denetim, işletmenin kendi içinde bir ayna görevi görmektedir. Ancak birçok işletme, bu süreci yalnızca belgelendirme denetiminden önce yerine getirmektedir. Bu denetimler çoğu kez yüzeysel yapılmakta, raporlar kısa ve içeriksiz tutulmaktadır.

Dahası, iç denetimlerde tespit edilen uygunsuzluklara yönelik düzeltici faaliyetler çoğu zaman planlanmamakta veya takip edilmemektedir. Böyle bir yaklaşım, iç denetimin amacını boşa çıkarmaktadır. Denetim sadece bir formaliteye dönüşmekte, sistemin iyileştirilmesi için kullanılmamaktadır.

Benzer şekilde, yönetim gözden geçirmesi toplantıları da sıkça uygunsuzluklara konu olmaktadır. Toplantılar yapılmakta fakat içeriği yetersiz kalmaktadır. Bazen sadece kısa bir görüşme ile toplantı yapılmış gibi gösterilmekte, oysa standartların talep ettiği performans değerlendirmeleri, hedef gözden geçirmeleri ve kaynak ihtiyaç analizleri yapılmamaktadır. Yönetim gözden geçirmesi, sistemin stratejik yönünü belirleyen kritik bir araçtır. Yetersiz yapıldığında sistemin bütünsel etkinliği zayıflamaktadır.

Eğitim ve Farkındalık Eksiklikleri

Denetimlerde sıklıkla karşılaşılan bir başka uygunsuzluk, çalışanların eğitim ve farkındalık seviyelerinin düşük olmasıdır. Standartların ortak beklentilerinden biri, tüm çalışanların kendi süreçleri hakkında bilgi sahibi olması ve görevlerini bilinçli biçimde yerine getirmesidir. Ancak pek çok firmada eğitim yalnızca başlangıçta verilmekte, daha sonra güncellenmemektedir.

Bir çalışanın görevine yeni başladığında prosedürleri bilmemesi anlaşılabilir bir durumdur. Ancak yıllar içinde aynı işletmede tekrarlanan bu eksiklik, eğitim sisteminin yetersiz olduğunu göstermektedir. Özellikle çevre yönetimi, iş sağlığı ve güvenliği veya bilgi güvenliği gibi alanlarda eğitimlerin yetersizliği ciddi riskler doğurmaktadır. Tehlikeli atıkların yanlış depolanması, iş güvenliği ekipmanlarının kullanılmaması veya bilgi sistemlerinde şifre güvenliğinin ihmal edilmesi gibi örnekler bu eksikliğin sonuçlarını açıkça ortaya koymaktadır.

Bazı işletmeler, eğitim kayıtlarını düzenli tutarak denetçiler karşısında güçlü görünmeye çalışmaktadır. Ancak sahada yapılan görüşmelerde çalışanların prosedürlerden habersiz olduğu kolayca ortaya çıkmaktadır. Bu durum, eğitimlerin yalnızca formalite icabı yapıldığını göstermektedir.

Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerde Yetersizlik

Belgelendirme denetimlerinde en fazla dikkat çeken bulgulardan biri, düzeltici ve önleyici faaliyetlerin yüzeysel kalmasıdır. Standartlar, uygunsuzlukların kök neden analizinin yapılmasını şart koşmaktadır. Fakat birçok işletme yalnızca sorunu ortadan kaldırmakta, nedenlerini incelememektedir. Örneğin, bir üretim hattında aynı arıza defalarca yaşanmakta, işletme her defasında arızayı gidererek üretime devam etmektedir. Ancak bu sorunun neden sürekli tekrarlandığı araştırılmadığı için kalıcı bir çözüm bulunamamaktadır. Denetçiler, bu yaklaşımı eksiklik olarak değerlendirmektedir. Ayrıca düzeltici faaliyetlerin takibinin yapılmaması da önemli bir sorundur. Birçok işletmede faaliyetler kayda alınmakta, fakat uygulamanın gerçekleşip gerçekleşmediği denetlenmemektedir. Denetimlerde bu tür yarım kalmış süreçler kolayca tespit edilmektedir.

Mevzuat Takibinin Yetersizliği

Belgelendirme standartları yalnızca kendi gereklilikleri ile sınırlı değildir. Aynı zamanda ilgili yasal ve mevzuat hükümlerinin de dikkate alınmasını şart koşmaktadır. Ancak firmaların önemli bir kısmı bu konuda eksiklik yaşamaktadır. Güncel yönetmeliklerin takip edilmemesi, denetimlerde sıkça uygunsuzluk olarak kaydedilmektedir. Bir örnek vermek gerekirse, çevre mevzuatında yapılan değişikliklerin prosedürlere yansıtılmaması, işletmenin güncel olmayan kurallara göre faaliyet göstermesine yol açmaktadır. Benzer şekilde iş sağlığı ve güvenliği mevzuatında yapılan düzenlemeler dikkate alınmadığında, çalışan güvenliği riske girmektedir. Bu tür uygunsuzluklar yalnızca belgelendirme açısından değil, aynı zamanda hukuki yaptırımlar açısından da ciddi sonuçlar doğurmaktadır.

Tedarik Zinciri ve Dış Kaynaklı Süreçler

Denetimlerde göze çarpan bir başka bulgu, tedarik zinciri yönetiminin zayıf olmasıdır. Firmalar kendi iç süreçlerini belirli ölçüde kontrol altına alırken, dış kaynaklı faaliyetleri aynı düzeyde denetlememektedir. Oysa ISO standartları, dış tedarikçilerin de belirli kriterlere göre seçilmesini ve düzenli olarak değerlendirilmesini talep etmektedir.

Bazı işletmeler tedarikçi değerlendirme formlarını doldurmakta, ancak bu değerlendirmelerin gerçekçi analizlere dayanmadığı görülmektedir. Bir tedarikçinin teslimat sürelerini sürekli ihlal etmesine rağmen değerlendirmede yüksek puan alması, sistemin formaliteye indirgenmiş olduğunu göstermektedir. Bu durum denetçiler tarafından doğrudan uygunsuzluk olarak kaydedilmektedir.