Dr. Batuhan Kocaoğlu
Okan Üniversitesi – Akademisyen

ERP implementasyonu zordur ama imkansız değildir. Sadece çok çalışmak yetmez, aynı zamanda “doğru şeyler” üzerinde çok çalışmalısınız. Özellikle ERP sistemini seçip, kurduktan sonra, bunun geri dönüşü pek mümkün değildir. ERP canlı kullanımına geçişten sonra, yörüngeyi değiştirmek pek kolay olmayacaktır. Aşağıdaki adımların oluşturulmasında, 10 yıldan fazla ERP kullanıcısı ve müşteri proje yöneticisi gözüyle tecrübe ettiklerim ve yabancı kaynaklardaki araştırmalarım etkili olmuştur. Projelerde, aşağıdaki adımlara dikkat ederseniz “seçim”, “karar” ve “uyarlama” başarı oranınızın artması, yüksek olasılıklıdır.

1. iş danışmanı seçin: ERP alan firmanın, sürecin başından sonuna, kendi tarafında olacak, konuyu tarafsız yorumlayacak bir uzmana ihtiyacı olacaktır. “iş danışmanı” hem firmanın iş süreçlerini kavrayabilmeli, hem de bunları bilgi sistemlerinde ifade konusunda deneyimli olmalıdır. Mevcut süreçlerin analizi, süreçlerin sadeleşmesi veya iyileştirilmesi, yazılım seçimi, kurulum, süreç konfigürasyonları ve raporlama ihtiyaçların belirlemesi konularında destek vermelidir. Hem ERP’yi alan müşteri firma, hem de yazılım tedarikçisi & partneri ile uyum içinde çalışabilmelidir (1).

2. Yazılımı seçin: Projenin en kritik seçimlerinden biridir. Yazılım, endüstriniz ve işiniz ile iyi uyum sağlamalıdır. iki açıdan değerlendirme yapılmalıdır: ürün sektörünüz ve işiniz için uygun mu? Diğeri, yazılım firmasının kültürü, sizin firmanızı ile uyuşuyor mu? Bu durumda, ürünü uzun süre kullanan, müşteri referanslarından bilgi almak doğru olacaktır. Aynı sektör, o da yok ise aynı süreçlerin işlediği firmalardan. Düşük fiyat sunarak, sektöre yeni giren çözümlere dikkat edilmelidir, uygun olmayan bir çözümün yaratacağı maliyet, ileride çok daha fazla olacaktır. Demolardaki yaratılan olumlu havanın ötesinde, kendi iç güdünüzü, izlenimlerinizi göz ardı etmeyin (2).

3. implementasyon partneri (ERP danışmanı firma) seçin: Yazılımın önüne geçebilmektedir. Her firma, farklı yanlarını öne çıkarabilir: proje yönetimi becerisi, teknik beceri, iletişim becerisi, sektör deneyimi, danışman sayısı-kapasitesi, tamamladığı proje sayısı vb. (1)

4. Değişim yönetin: ERP’ye geçiş ile, işler eskisinde farklı şekilde, ya da sırada yapılması gerekecektir. Yeni sistemi çalıştırmak için, tüm eski çalışanları işten çıkaramayacağınıza göre, değişimi yönetmeniz gerekecektir. Değişimin nedenlerini açıklayıp, anlamalarını ve kabul etmelerini sağlamalısınız. Burada yapılması gerekenler: 1) Değişimden etkilenecek kişileri belirleyin; 2)Yapılacak değişim ile ilgili bilgi verin; 3) ERP ihtiyacını gerektiren, işteki (business) zorlayıcı nedenleri belirtin; 4) Projenin başarılı olması için, nasıl davranmaları gerektiğini açıklayın; 5) Proje gidişatı ile ilgili güncel bilgileri sık sık paylaşın, sürekli adım 2’den 4’e tekrarlayın.

Resim kaynağı: http://thevarguy.com/site-files/thevarguy.com/files/imagecache/medium_img/uploads/2014/03/erp-steps.jpg

5. Verileri temizleyin: Test aşamalarında, kurgu doğru ise, aktarılacak eski veriler ile ilgili problemler ortaya çıkmayacaktır. Master datanın tamlığı ve tutarlılığı için, ayrı bir eğitim verilmelidir. Ayrı bir proje aşaması olmalıdır. Burada yapılması gerekenler:

a) Yapılabildiği kadar iyileştirmeyi
yapın. Örneğin aynı şeye karşılık gelen
“Rıhtım Caddesi” ve “Rıhtım Cad.” gibi çokluluklar giderilmelidir.

b) Veri temizliği ve durumu değerlendirilmesi için, rutin toplantılar planlayın ve yapın, sorun yaşanan dar boğazların aşılması için katı olun.

c) iddialı ve motive edici bir iş bitiş tarihiniz olsun.

d) iş için doğru kişileri atayın (2). Çalışkan, pratik düşünebilen, kavrayabilen, Excel’i iyi (düşey ara ve özet tablo uzmanı), detaycı personeli tercih edin(1).

6. Lideri destekleyin: Üst yönetimin tam desteği tüm çalışanlara hissettirin. Aksi halde periyodik toplantılarda, orta yönetimin engellemelerine karşı, alınmış kararları savunmak için, bir sürü etkin olmayan toplantı yapmak zorunda kalırsınız. ERP’nin mevcut işlerini bozacağı yargısı, insanların değişimden korkmalarından kaynaklanmaktadır. Çalışanlara, işin olumlu etikleri ön plana çıkararak aktarın, üst yönetime büyük resme olan etkilerini anlatın. Üst yönetimseniz, sürekli destekleyin.

7. Proje takımı kurun: Yetenekli bir takım, büyük resmi de görerek, planlara olumlu katkılarda bulunarak, süreçlere ve organizasyonun yarınına etkilerini de dikkate almalıdır. Mümkünse, ekipteki çalışanlar terfi ettirilebilir durumda olsun, statükoya daha az saplanıp kalırlar. Takımdakilerin bireysel yetenekli olması iyidir, ama “takım” çalışmasına uygun olmaları çok daha önemlidir. Konudan sapmadan, kararlara varılabilmelidir, kişisel egolar geride bırakılmalıdır. Ekiptekilerin sadece “ne”yin gerekli olduğunu anlamaları yetmez, “neden” gerekli olduğunu da anlayabilmelidir. Çok farklı bakış açıları dinlenebilmeli, kavranabilmeli ve en iyi parçalar uygun bir tek çözüme harmanlanabilmelidir.
Resim kaynağı: http://panorama-consulting.com/wp-content/uploads/2014/06/iStock_000019179353_Small-2-300x270.jpg

8. Test edin: ERP çözümleri, bir kurulum sihirbazı ile (next, next vs..) kurulup, hemen kullanabilir hale gelemezler. Ciddi bir testten geçmelidir. Test yapabilecek uygun master data bulunmalıdır. Test edilen iş süreci, anlaşılmış olmalıdır. Test yapan kullanıcı izlenebilmelidir, nereleri etkilediği takip edilebilmelidir. Parça fonksiyonel testleri yaptıktan sonra(örneğin satış siparişi girişi), süreç ile ilgili tam çevrim test (örneğin: siparişten sevkiyata) yapılmalıdır (1). istenilen düzende çalışana kadar, pek çok iyileştirme ortaya çıkacaktır. Bunun peşinden uzman veya süper kullanıcılar, rassal şekilde gerçek verilerle testlerini yapmalıdır. Böylece gerçek çıktılar veya raporlar üzerinde de yorum yapılabilecektir (2). Çok kez tekrarlanan ve başarılıyla yapılan testler, başarılı bir implementasyon için şarttır.

9. Kullanıcı eğitimine önem verin: Yeni sistemi doğru ve az hata ile kullanabilmek için, doğru ve etkili bir eğitim gereklidir. Başarılı bir eğitim sonucunda, son kullanıcılar test sürecinde de daha etkili ve verimli olabilirler. Bu kullanıcılar, testlerde implementasyon takımının göremediği, gerçek hayattaki operasyonlarıyla ilgili, karşılaşabilecekleri sorunları saptayabilirler. Sisteme farklı bir açıdan bakarlar. Bu şekilde, şirket içinde “problem çözücü” bir ekibin oluşmasında yer alırlar. Eğitim sırasında ekstra ilgi gösteren, konuyu çabuk kavrayan kişilere ilave eğitim ve mentörlük verin, “problem çözme” takımına dahil edin. ERP sisteminde çalışacak kişilerin rollerini ve yetkilerini net belirleyin. Eğitim & kullanım dokümanları hazırlayın. Eğitmenler, bilgili ve sabırlı olmalıdır. Eğitimler, canlı kullanıma geçmeye çok yakın bir zamanda verilmelidir, aksi halde verilenler, akılda fazla kalmamaktadır. iyi tanımlanmış, hedefleri belli, detaylı bir eğitim planı olsun. Aksi hale, bu ileride hep tartışmaya açık bir konu olarak kalacaktır.

10. Bütçeye dikkat edin: Kullanıcılardan çok sıklıkla ek talep gelecektir, “hayır” diyebilin. implementasyon planı “gerekli olanlar” ve “istenenler” halinde kategorize edilebilecek, yüzlerce iş içerecektir. Bütçe sıkıntısına yaklaştıkça, “istenenler” içerisinden, eleme yapın. Bütçe kalanı, “gerekli olanlar” ı da karşılamaya yetmeyecek gözüküyor ise, hedefleri düşürün. Başka bir ek çözüm, danışman sayısını azaltarak, şirkete birkaç yüksek yetenekte çalışan istihdam etmektir. Bütçenizin son 1/4’ünü, canlı kullanıma geçiş öncesi ay ve geçiş sonrası iki ayı kapsayacak şekilde planlayın. Beklenmedik pek çok sorun çıkacaktır, sorunlara müdahale ve karar hızınızı artıracaktır.

11. iş süreçlerini adapte edin (no customization): ERP sistemleri en iyi uygulama deneyimlerini içermektedir. Eğer ERP süreçlerine uymayan bir iş süreciniz varsa, muhtemelen o, en iyi şekilde yapılmayan bir süreçtir. Sadece işletmeye stratejik avantaj sağlayan özel süreçler için, özelleştirme(customization) düşünülmelidir. Aslında gerçeğe bakıldığında, gerçekten stratejik avantaj sağlayan tipteki proses sayısı çok azdır. Pek çok duygusal ve dramatik baskılarla gelen, kullanıcı talepleri olacaktır. Yapılan her özelleştirme, yazılım etkinliğini azaltacak ve versiyon yükseltmelerinde sorun ve ciddi maliyet yaratacaktır. O yüzden özelleştirme taleplerinin, büyük kısmına “hayır” diyebilin. Yaptığınız işi, sizin keşfetmediğinizi hatırlayın. ERP paketlerinin sunduğu normlardan faydalanın ve bazı iyi olmayan iş alışkanlıklarından, bu vesileyle kurtulun.

12.Başarıyı tanımlayın: Üretim ve finansal süreçlerdeki gibi, performans ölçütleri bulmak ve kullanmak zordur. Durumu etkileyen pek çok faktör de vardır, son kullanıcıların tepkisi gibi. Burada implementasyon takımına odaklanın. Canlı kullanıma geçiş öncesi, ölçütler belirlenmiş olmalıdır. “Sevkiyat sayısı” yerine, “ERP kaynaklı, müşteriye olumsuzluk yaratmayan, sevkiyat sayısı” daha anlamlı bir ölçüt olacaktır. Diğer taraftan başarı kriterler, “zaman bazlı” olmalıdır. “Bir önceki haftaya göre, geciken siparişler” gibi. Diğer yandan, ERP takımını çok sağlam olmayan hedeflerin olumsuz gözüken sonuçlarından dolayı, fazla yoğun eleştirmemeye çalışın. Fazla baskı sonucu, bir köşelerine çekilir, risk alınması gereken yenilikçi konularda sessiz kalmayı tercih etmeye başlarlar ki, bu organizasyon için bir kayıp olur. ERP takımına nasıl, hangi durumlarla başarılı olacaklarını söyleyin ve başarılı olduklarında tebrik edin (2).

Resim kaynağı: http://panorama-consulting.com/wp-content/uploads/2014/12/iStock_000040383088Large.jpg

Yukarıdaki adımları dikkate alarak yapacağınız çalışmalar, çok daha etkili bir ERP implementasyonu gerçekleştirmenizi sağlayacaktır. Kaynakları daha etkin kullanmanız mümkün olacaktır.Bu vesile ile ERP’den beklediğiniz faydaları geri kazanma süreniz kısalacaktır. ERP sürecindeki firmalarımıza katkısı olması dileğiyle..

Kaynaklar
1. Kocaoğlu, Batuhan. Sektör Deneyimleri. Ağustos 2015.
2. URL_01. 11 Steps to a Successful ERP Implementation. ERPfocus. [Çevrimiçi] 2015. [Alıntı Tarihi: 27 Ağustos 2015.] http://www.erpfocus.com/erp-implementation-11-steps-to-success-982.html.

Haberin Kaynağı : SUBCONTURKEY YAN SANAYİ ve TEDARİKÇİ GAZETESİ

11.09.2015