Anahtar Teslim ERP Projeleri

Anahtar Teslim ERP Projeleri ve Sözleşme Süreci

Anahtar teslim ERP projesi, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu kurumsal kaynak planlama (ERP) sisteminin kurulum, entegrasyon ve devreye alma süreçlerini kapsayacak şekilde, tam anlamıyla çalışır durumda teslim edilmesi anlamına gelmektedir.

Bu tür projelerde ERP sağlayıcısı firma, sözleşmede tanımlı olan proje kapsamı, süresi, ve bedeli karşılığında "çalışır vaziyette ve kalitede" bir çözüm sunma taahhüdü verir. İşletmenin yalnızca sistemi kullanmaya başlaması yeterlidir; sistemin teknik ve operasyonel hazırlığı ERP sağlayıcısı tarafından tamamlanır.

Anahtar Teslim ERP Projesinin Kapsamı (Temel Düzeyde)

1.İhtiyaç Analizi: İşletmenin süreçleri analiz edilir ve ERP gereksinimleri belirlenir. (Anahtar teslim ERP projelerinde bu aşama sözleşme sürecinde mümkün olduğunca ele alınıp detaylandırılmalıdır)

2.Kurulum ve Konfigürasyon: ERP yazılımı, işletmenin ihtiyaçlarına uygun şekilde yapılandırılır.

3.Entegrasyon: ERP 'nin mevcut sistemlerle veya diğer yazılımlarla entegrasyonu sağlanır.

4.Ana Veri Aktarımı: Mevcut ana veriler ERP  'ye taşınır, doğruluğu kontrol edilir ve eksikler tamamlanır.

5.Testler: Sistem, çeşitli senaryolarla test edilir.

6.Eğitim: ERP ‘nin kullanımına yönelik eğitimler düzenlenir.

7.Devreye Alma Öncesi Son Hazırlıklar: Sistem işletmenin operasyonlarına entegre edilir, açılış kayıtları oluşturulur ve sistem çalışır hale getirilir.

8.Canlı Kullanıma Geçiş: Sistem devreye alınır.

9.Destek ve Bakım: Sistem devreye alındıktan sonra gerekli teknik destek ve bakım hizmetleri sağlanır.

Anahtar Teslim ERP Projelerinin Sözleşme Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Bu projelerde başarıya ulaşmak için sözleşme sürecinde bazı kritik noktalara dikkat edilmesi gerekir. İşte bu projelerde karşılaşılan ve göz önünde bulundurulması gereken başlıca konular:

1. Sözleşme Kapsamındaki Belirsizlikler

Anahtar teslim projelerde genellikle "kapsam dahilindeki" ve "kapsam dışındaki" hizmetler açıkça tanımlanamaz. Bu belirsizlikler, proje ilerledikçe ek maliyetlerin ortaya çıkmasına neden olabilir.

Öneri:

Proje kapsamını başlangıçta ayrıntılı bir şekilde belirlemeye çalışın ve yazılı hale getirin.

Sözleşmede, kapsam değişikliklerinin nasıl yönetileceğiyle ilgili hükümler bulunmasına özen gösterin.

2. Özelleştirme ve Entegrasyon Gereksinimleri

Standart ERP çözümleri her işletmenin özel ihtiyaçlarını karşılamayabilir. Genellikle temel fonksiyonların yeterli olacağı varsayılır, ancak proje ilerledikçe özelleştirme talepleri gündeme gelebilir. Bu durum, ek maliyetlere yol açabilir.

Öneri:

Özelleştirme ve entegrasyon gereksinimlerinizi önceden analiz edilmesine özen gösterin.

Bu gereksinimlerin getireceği maliyetleri öngörerek sözleşmeye dahil edin.

3. Gerçekçi Olmayan Zaman Çizelgeleri

Proje planlarının gerçekçi olmaması, canlıya geçiş sürelerinin uzamasına ve operasyonel süreçlerde aksamalara neden olabilir.

Öneri:

Proje planlarının gerçekçi ve detaylı olup olmadığını değerlendirin.

Sözleşmede gecikmelerin olması durumunda uygulanacak yaptırımlara dair net hükümlere yer verin.

4. Destek ve Bakım Hizmetleri

Sistem kurulumu kadar işletme aşamasındaki destek ve bakım hizmetleri de kritik öneme sahiptir. Eksik veya yetersiz hizmet, sistemin verimli kullanılmasını engelleyebilir.

Öneri:

Destek ve bakım hizmetlerinin kapsamını, süresini ve kalitesini açıkça belirleyin.

Bu hizmetler için sözleşmede detaylı maddeler bulunmasına özen gösterin.

ERP projelerinin başarılı bir şekilde tamamlanması için sözleşme detaylarına büyük özen göstermek gerekir. Kapsam, maliyetler, zaman çizelgesi ve destek hizmetleri gibi konularda net ve ayrıntılı anlaşmalar yaparak projenizin beklenen başarıya ulaşmasını sağlayabilirsiniz.

Anahtar teslim projeler genellikle "her şey dahil" olarak sunulur; ancak, ilerleyen süreçte beklenmeyen gizli maliyetler ortaya çıkabilir. Bu risklerin önüne geçmek için sözleşmede tüm potansiyel maliyetlerin açıkça tanımlanması ve olabildiğince detaylandırılması son derece kritiktir.

Ancak bu noktaları göz önünde bulundurmanıza rağmen ihtiyaçların, gereksinim sahipleri tarafından tam olarak farkında olunmaması ve proje sürecinde değişiklik göstermesi, kapsamın net bir şekilde tanımlanmasını ve etkin bir şekilde yönetilmesini zorlaştıracağını da unutmayalım.