Koronavirüs’ten Korunmak...

Koronavirüs’ten Korunmak İçin Uzaktan Çalışmaya Hazır mısınız?

Koronavirüs’ün daha da yaygınlaşmaması için sıkı önlemler alınıyor. Bu önlemler arasında seyahat yasakları, yüz yüze toplantı ve konferansların iptal edilmesi ile çalışanların tehlike geçene kadar evden çalışmaya teşvik edilmeleri de yer alıyor.

Evden çalışmanın, ofisten çalışmaya göre farklı bir takım zorlukları var. Dikkat dağıtıcı şeyler ve iş arkadaşlarınızdan uzakta olmak bazı kişileri huzursuz edebilir. Bunun için bir rutin oluşturmak ve bu routine bağlı kalmak size yardımcı olacaktır. e-postaları yanıtlamak, konferans görüşmeleri yapmak, öğle yemeği yemek ve rapor yazmak için ayıracağınız saatleri önceden belirleyin ve buna uymaya gayret edin.

İşte uzaktan çalışabilmeniz için yapmanız gereken şeyler.

Bilişim teknolojileri organizasyonunuz evden çalışacak şirketinizin tüm iş gücünü desteklemeye hazır mı?

Dijital dönüşüm ve bulut bilişimin yaygınlaşmaya başlamasından dolayı muhtemelen bazı iş uygulamalarınız bulutta yer alıyor ve sohbet yazılımı, video konferans gibi iletişim araçlarını da daha önceden kullanmak üzere satın almış olabilirsiniz.

Yine de, şirket sahibi veya genel müdürünüz herkese evden çalışmasını söyleyeceği güne hazırlıklı mısınız?

Daha önce böyle bir durum için hiç hazırlık yapmadıysanız, küçük bir ekiple başlayabilirsiniz: Bu ekip bir gün evden çalışıp, iş arkadaşları, müşteriler, tedarikçiler ve iş ortaklarıyla etkileşimlerini şirketin kurduğu tüm bilgi sistemleri teknolojilerini ve uygulamalarını kullanarak yapmayı deneyebilir.

Böyle bir günden sonra ofiste bir değerlendirme yaparak, varsa sistem kaynaklı ve iletişim sorunlarınızı giderebilir, ekibinize ek çözümler sunarak ilerleyebilirsiniz. Bazı günler evden çalışarak bu süreci ofiste çalışmak kadar doğal hale getirebilirsiniz.

Evden ilk kez veya belirsiz bir süre için çalışacaksanız, ofisten ayrılmadan önce networkünüzü (varsa VPN'nizi) test etmenizi öneririm. Bunu yapmak için cep telefonunuzun WiFi erişimini aktif hale getirin, şirket ağına bu şekilde bağlanın ve test edin. Şirketinizin güvenlik önlemleri aracılığıyla giriş yapabildiğinizden emin olun. Bunu, yardımına başvurabilmeniz için Bilgi Teknolojileri departmanınızın çalışanları ofisteyken yapın, e-postanıza, video konferans ve evden çalışmanız için diğer gerekli araçlara bu şekilde erişebildiğinizden iyice emin olun. Ayrıca evden şirketinizin network’üne erişemezseniz Bilgi Teknolojileri Departmanınızın yardım masasına ulaşmanız gerekebilir. Onların iletişim bilgilerini yanınıza alın, ihtiyacınız olacaktır.

Ofisteki çalışma masanıza bakın, yanınızda götürmeniz gereken fiziksel dosyalar ve evraklar varsa alın. Dizüstü bilgisayarınızı (şarj cihazını unutmayın), cep telefonunuzla birlikte yanınıza alın.

Video konferansına cep telefonunuz ile bağlanacaksanız, kulaklığınız ve belki de harici bir web kameranız olmalıdır. Harici web kameralar, dizüstü bilgisayarınıza yerleştirilmiş web kameralarına göre daha farklı açılar sağlayabilir. Bunu da göz ardı etmeyin

Tüm çalışanlara nasıl ulaşacaksınız?

Acil durumlar ve krizlerle başa çıkmak için daha önceden yazdığınız kural ve prosedürleri bulup çıkartın. Çalışanlarla nasıl iletişim kuracağınızı ve direktifleri nasıl ileteceğinizi netleştirin. Talimatları bir ofis e-postası, bir grup kısa mesajı (SMS) ile veya başka bir araç üzerinden mi göndereceksiniz? Tüm çalışanların mesajı alması için nasıl iletişim kuracaksınız? Bunlara karar verin.

Uzaktan çalışma düzenine geçtikten sonra yönetim, ekip performansını artıran işbirliklerini teşvik etmelidir. Çalışanlara düzenli olarak geri bildirimde bulunmak ve aynı şeyi onların da yapmasını teşvik etmek, herkesin ekip hedeflerine uyum sağlamasına yardımcı olur. Ayrıca neyin doğru yapıldığı ve nelerin geliştirilebileceği üzerine tartışmayı da teşvik eder.
Evden çalışmak başlangıçta biraz zor olacaktır ancak Koronavirüs kontrol altına alınana kadar, uzaktan çalışmanın faydaları daha ağır basacaktır.

Ayrıca bu süreçte, salgından sonra iş faaliyetlerinize nasıl devam edeceğinizi de düşünmeniz de fayda var.

Kendinize şu soruyu sorun: "Devam etmemiz gereken sistemler, iletişim yöntemleri ve süreçler nelerdir?"