Fuarda Başarı Formülleri

Fuarda Başarı Formülleri

Fuarlar son yüz yılın en önemli ticari buluşmaları olarak bilinir. Tarihçesine baktığımızda 1817’de Fransa ve İngiltere de ilk fuarlar başlamış diyebiliriz. Öncesinde Eski Mısır’da dini buluşmalar şeklinde olduğu da tarihte yer alır. Türkiye’de ise İzmir’deki fuarı söylemek uygun olacaktır. Tabii ki ticaretin kalbi İstanbul’da attığından iki büyük fuar firmasının iki büyük alanı da ilk modern fuarcılığa örnek olabilir.

Aslında ilk bakışta fuar nedir dendiğinde yıllar önce kendime göre bir tanım yapmıştım. “Alıcı ile satıcının güle-oynaya bir araya geldiği ortamlar” diye bir şey bulmuştum. Gerçekten de gülmek, eğlenmek, ışıklar, müzikler, dekorasyonlar, promosyonlar ile çok hareketli ortamlar…

Bir başka bakış açısı ile fuar alanındaki yeriniz kaç metrekare olursa olsun dört, beş gün için ödenen rakam ile kıyasladığımızda galiba en yüksek meblağlı kiralanan iş yeri, dükkan, show-room demeliyiz. Düşünsenize fuar için kaba taslak yüz bin TL  harcamış olsanız. Günlük yüzyirmibeş bin TL’lik bir iş yeri kirası herhalde pek görülen bir şey değildir. Bu nedenle eğer bir fuara giriyorsanız önünüzde sadece dört gün var. Saat olarak hesapladığınızda 36 ya da 40 saat gibi bir çalışma süreniz var ki saat ücreti ikibin beş yüz TL gibi bir yatırım ile karşı karşıyayız. Belki de gözle fuarlara ilk defa bakıyorsunuz.

Bu nedenle her saati en iyi şekilde değerlendirmek, hedeflediğiniz sonuca ulaşmak için ciddi bir plan yapmak, strateji oluşturmak çok önemli. Durum böyle olmasına rağmen katılımcıların çok büyük bir kısmı kendilerini akışa bırakıp, kısmetlerini beklemektedirler. Aynı fuarda karşı karşıya iki katılımcıya sorduğumuzda bir çok memnun diğeri ise fuardan hiç memnun olmadığı görülmektedir. Bu sizce sadece bir şans olabilir mi? Memnun olan firma bazı şeyleri farklı yapmış olabilir mi?

Bir de fuarlar firmalar için çok kanıksandığından, sadece bir görev yapmak gibi düşünülüp, öncesinde gereği kadar hazırlık yapılmayıp, fuardan birkaç ay önce yapılan bir dekorasyon ve fuardan bir hafta önce kurulum ve ardından gelen fuar günleri ile beklenen sonuçlara ulaşmak oldukça zor görünmektedir.

Bu yazı aslında bir eğitim programından ve eğitimde anlatılanlardan oluşturulmuştur. Uzun uzun anlatmak yerine işinize yarayabilecek bir check-list olarak düzenlemek istedim. Hani seyahate giderken bavula konulacaklar listesi mantığı ile eğer bu check-list’e göre fuara hazırlanırsanız başarı şansınızı artıracağınızı düşünüyorum. Burada bazen henüz başlamamış bazen de yeni bitmiş bir fuar organizasyonu düşünmenizde yarar olacaktır. Bu listeyi öncelikle 3 bölüme ayırıyorum. Fuar öncesi, Fuar anı ve Fuar sonrası. Buyurun birlikte check atalım.

Fuar Öncesi:

1.Fuarın tüm sorumluluğu için bir Fuar Yöneticisi atadınız mı?

2.Fuar organizatörünün gönderdiği formlar eksiksiz doldurulup gönderildi mi?

3.Planda gördüğünüz komşu firmalar ile bir rekabetiniz var mı?

4.Rekabetiniz var ise, nasıl bir strateji ile karşılarında duracaksınız?

5.Fuar standında sergilenecek ürün ve tanıtım malzemelerini fuar alanı yürüyüş trafiğinin yönüne göre belirlediniz mi?

6.Stand büyüklüğüne göre stand aydınlatmasına dikkat ettiniz mi? Salon aydınlatması yeterli gelmeyecektir. Işık ziyaretçi çekmek için uygun bir yöntemdir.

7.Stand içinde kapalı bir alan ve oranın nasıl kullanacağına (depo, mutfak, yemek mekanı vb.) karar verdiniz mi?

8.Fuara götürülecek her şey için (zımba dahil) bir check-list yapıp bunları gitmeden önce kutulara koyup isimlerini yazdınız mı?

9.Standa ilgi çekici bir promosyon ürünü belirleyip, fuar süresince bitmeyecek adetlerde yaptırdınız mı? (kalem, bloknot, şapka vb.)

10.Fuar alanı keyiflidir. Ama iş için bulunduğumuz unutmamak için görev dağılımı, mola süreleri, gibi çizelgeler oluşturdunuz mu?

11.Sadece satış değil, üretim, kalite, gibi departmanlardan da birilerini fuar için görevlendirdiniz mi?

12.Organizatörün verdiği fuar davetiyeler ilgili müşteri ve potansiyellerimize gönderildi mi?

13.Organizatörün gönderdiği fuar afişleri ilgili noktalara asılsın diye müşterilere ulaştırıldı mı?

14.Fuardan önceki 2-3 aylık dönemde tüm yazışmalarda kullanmak üzere fuar firmasının logosu ile birlikte Hall ve stand numaralarımız müşterilerimiz ile paylaşıldı mı?

15.Eğer standımız yüz metrekare ve üzerinde ise müzikli bir kokteyl verme konusunda bir bütçe ayrıldı mı?

16.Stand ikramları için bizi hatırlatacak yöresel bir ürün belirlenip, tedarik edildi mi? (Malatya firması için kayısı, Kahramanmaraş firması için dondurma vb.)

17.Fuara gelen ziyaretçilerin kaydı için bir defter ya da bir form oluşturdun mu?

18.Fuarda bir ürün, hizmet ne satıyorsanız satın, satılacak konuyla ilgili mutlaka bir sunum dosyası oluşturmanız ve anlatım sırasında kataloğunuzdan değil bu dosyanızdan yapmanız yararlı olacaktır. Sunum dosyası hazırlatıldı mı?

19.Bu dosya bir tablet ya da notebook üzerinden sunulacak bir PowerPoint bir sunum da olabileceği gibi bir klasör içerisinde şeffaf zarf dosyalar da olabilir. Sunumuzu Hazırladınız mı?

20.Standın tasarımı sırasında sattığınız ürünleri bir Show-room gibi değil daha yaratıcı bir sergileme yolu seçtiniz mi?

21.Standınızın akılda kalması için yüzdeler ile % 52 Ürün sergilemesindeki başarı, % 22 Eğitimli donanımlı stand personeli,  % 21 Fuar standının tasarım ve renkleri, % 16 Standdaki sunumlar, % 11 Basılı malzeme (broşür/katalog vb.), % 5 Promosyonları olduğunu biliyor muydunuz?

22.Ziyaretçilerin fuara gelme amaçlarının; Fuar ziyaret amacının; % 37 Yeni Ürün ve Teknoloji, % 26 Pazarın Genel Trendi, % 19 Ticari İlişkileri Geliştirme,  % 18 İş Görüşmeleri olduğunu duymuş muydunuz?

23.Yukarıdaki iki konuda yüksek yüzdeleri alanları göz önüne alarak bir stand hazırlama ve ziyaretçi çekme programı oluşturma için çaba sarf ettim mi?

24.Stand personeli sayısı her 10 metrekare için en az bir kişi olacak şekilde belirlediniz mi?.

25.Çay kahve ikram servisi için mutlaka bir fuar hostesi tutmak gerekir. Satış ekibinize kahve servisi yaptırıp konsantrasyonlarını bozmamak gerekir. Hostesler organize edildi mi?

26.Fabrikadan gelen çok olur, fuarda görevli olmak ile ailesiyle hafta sonu gezmeye gelmek farklıdır. Fuarda görevli listesi yaptıklarınıza mutlaka ekstra bir prim, bonus, harcırah gibi bir ekstra ödeme yapmak şevki artıracaktır. Organize ettiniz mi?

27.Yabancı bir ülkedeyseniz, iyi dil bilenler ile az dil bilenleri eşitlemek için fuarda yapılacak konuşmaları içeren bir fuar sözlüğü oluşturmak işinizi kolaylaştıracaktır. Fuar Sözlüğü yaptınız mı?

28…

Fuar Anı:

1.Standı bölgelere ayırıp, kimin nerede duracağını belirlediniz mi?

2.Her bir görevli için bir yedekleme yaptınız mı?

3.Standa gelenlere nasıl bir süreçte ağırlama yapılacağını belirledin mi? (kimler ayakta geçiştirilecek?, kimler standa buyur edilecek?, kimlerle uzun uzun görüşme yapılacak?, hangi aşamayı kim daha iyi anlatacak?)

.4İkram malzemelerinin temini ve masalara dağıtımının organizasyonu yapıldı mı?

5.Satış sürecinin hikayesini (müşteriye anlatım sırası, demo ve sunumların süreleri, fiyatın açıklanması, eşsiz farkınızın ortaya konması vb.) belirlediniz mi?

6.Satış sürecinin altı basamağını fuar için uyarladınız mı?

7.Müşterinin sadece kart verdiği zamanlarda bile onu forma zımbalayıp, hatırlatıcı kısa bir bilgi notu yazdırdınız mı?

8.Fuar esnasında standınızla ilgili en küçük eksik gedik konuları belirleyip hemen o gün çözümüne geçtiniz mi?

9.Bazı durumlarda gerçek alıcı konumunda olan potansiyel müşterilerinizi fuardan sonra bir akşam yemeğine davet ettiniz mi?

10.Eğer siz fuarda ev sahibi yani fuarın olduğu şehirde yaşayan, potansiyel müşteriniz misafir konumunda ise onu mutlaka fuar saatleri dışında şehrin önemli yerlerini göstermek için bir program organize ettiniz mi? (Boğazda bir tekne turu mesela…)

11.Ziyaretçilerin ilgisini çekmek için küçük bir tanıtım videosunu LCD TV’de sürekli döndürecek bir çalışma hazırladınız mı?

12.Satışın artık konuşmaktan çok dinleme ve soru sorma olduğunu ekibinize anlattınız mı?

13.Doğru soru sorma tekniklerini ekibinize öğrettiniz mi?

14.Ekibin dinleme becerilerini artırma konusunda onları bilgilendirdiniz mi?

(Yukarıdaki üç maddeyi sizin adınıza isterseniz biz yapabiliriz

15.Ziyaretçilerin bazılarının rakip-casusu olacağını düşünerek özel bilgileri verme konusunda imtina edildi mi?

16.Fuarda bir ürün sunarken ürün-müşteri ve satıcı üçgeni yapmayı biliyor musunuz?

17.Fuarda bir müzakere görüşmesine girdiyseniz, bunun karşılıklı ödün verme becerisi olduğunu biliyor musunuz?

18.Fuarda bir çalışanınızı görevlendirip, Instagram, facebook vb. sosyal medyada sürekli içerik oluşturup, paylaşımlarda bulundunuz mu?

19.Fuar sırasında standınıza gelen basın mensuplarına özel ilgi ve özel promosyonla birlikte basın dosyası verdiniz mi? (Sizin için hazırlayabiliriz

20.Ayrıca ziyarete gelen basın mensuplarına haber yapmaları konusunda bir rica da bulundunuz mu?

21.…

Fuar Sonrası:

1.Fuarın bittiği günden sonra ilk mesai saatinde fuara katılan tüm ekipten fuar görüşleriyle ilgili bir rapor istediniz mi?

2.Raporlar ile ekibi bir toplantıya aldınız mı?

3.Bu yılın fuarının kritiğinin yanı sıra gelecek yıl fuarının da ön görüleri yapıldı mı?

4.Tüm görüşmeleri hem fuar esnasında hem de fuar sonrasında tasnif ettiniz mi? (standa gelen ziyaretçileri “sıcak-ılık- soğuk” vb.)

5.Fuara gelen ziyaretçilerden ilgili olanlara 72 saat içinde “Sizi standımızda görmekten mutlu olduk” şeklinde bir e-mail gönderdiniz mi?

6.Fuar esnasında söz verdiğiniz numune, katalog, broşür vb. her şeyi 72 saat içinde kişilere gönderdik mi?

7.Numune, katalog vb. gönderilerin hemen ardından 2-3 gün içerisinde “ulaşma” haberleşmesi yapıldı mı?

8.Ulaşılan numunelerin incelenmesinin ardından satış ve müzakere görüşmelerine başlandı mı?

9.Bir sonraki fuar tarihine kadar sıcak görüşme içinde olanlar ile en az ayda bir kez haberleşme yapıldı mı?

10.Fuarda toplanan kartlar, görüşme bilgileri gibi adreslerden bir data oluşturulup, ilk yazışmada hazırlanacak bir KVKK aydınlatma metni ile birlikte gönderi e-mail listemize kaydı alındı mı?

11.Fuardaki başarılı görüşmelerimizi içeren bir sosyal medya videosu ve resim paylaşımları yaptık mı?

12.Sadece tek fuarla kalmayıp bölgesel fuarlara da bütçe ayırmak gerektiğini düşündünüz mü?

13.…

Bu maddeleri inceledikçe ilave edecek bir çok konuyu bulabilirsiniz. Eğer bu konuda ilave fikirler bulursanız lütfen bizim ile paylaşın. Bu check-list herkesin yararına kullanacak hale gelebilir. Fuar katılımınızda yüz metrekare üstünde bir stand ve en az on kişilik bir kadronuz varsa ekibinize fuardan birkaç hafta önce yüz yüze ya da online “FUARLARDA BAŞARILI SATIŞ VE MÜZAKERE STRATEJİLERİ” eğitimin aldırmanız yararlı olacaktır. Ayrıca bu check-list üzerindeki birçok konu için de size mentorluk/danışmanlık yapacağımızı da hatırlatmak isterim. Tüm bu faaliyetler eminim fuar için yaptığınız yatırımın geri dönüşünü artıracaktır. Bizden hatırlatması…