ERP’ler, Maliyetlerinin Ötesinde Fayda Sağlar

ERP’ler, Maliyetlerinin Ötesinde Fayda Sağlar

ERP yazılımları ile ilgili en yaygın mitlerden birisi de, pahalı oldukları yönündedir.

Şirketler ne yazık ki kendileri için en uygun olan çözüm ile değil, toplamda en ucuz çözümü teklif eden ERP tedarikçilerinden bir tanesi ile yola çıkma eğilimindeler.

Elbette fiyat seçim kriterlerinden birisidir ancak karar verirken tamamen fiyat odaklı yaklaşmak, başarıya ulaşma yolunda pek çok risk içeren ERP projelerinin önündeki engelleri gereksiz yere arttırmak anlamına gelmektedir.

Şirketlerin ERP projelerinde önceliği kesinlikle fiyat olmamalıdır. Çünkü ERP’ ye geçiş kararı, bir kurumun geleceğini kökten etkileyecek bir karardır ve bu karar verilirken, ihtiyaç analizi, proje kapsamı ve üst yönetimi desteği gibi fiyattan çok daha önemli başlıklar vardır.

Şirket tarafından bunun gibi başlıklara yeterli özenin gösterilmemesi maalesef ERP projelerinin süresini ve başarısını doğrudan etkilemektedir.

Projeden projeye değişmekle birlikte, ERP projelerinin implementasyon ve işletme maliyeti, yazılım lisansları, özelleştirme ve geliştirmeler, uygulama danışmanlığı, kullanıcı eğitimleri, yeni versiyon güncelleme bedelleri ve yıllık bakım hizmetleri gibi görünür maliyetler ile anahtar kullanıcılar ile son kullanıcıların projede geçirdiklerin zaman ve fazla mesailer, sistemsel sebeplerden dolayı kesintiye uğrayan operasyonlar ve kayıplar gibi görünmeyen maliyetlerin toplamından oluşmaktadır.

Bundan dolayı görünen ve görünmeyen maliyetlerin çoğunu projeyi daha iyi planlayarak ve kapsamını daha iyi yöneterek te kontrol altında tutabilirsiniz.

Kapsam yönetimine örnek olarak projelerde yapılan özelleştirmeleri verebiliriz. Projelerde her zaman özelleştirilme yapılması gerekmeyebilir, satın alınan yazılımın standart olarak sağladığı fonksiyon ve yeteneklere de bağlı kalınabilir. Çoğu ERP projesinde de kullanıcıların beklentilerine yönelik yoğun özelleştirmelerle beraber kurulan sistemlerin, daha sonra sadeleşmeye yöneldiği, özellikle birden fazla kez yapılan versiyon güncellemesinden sonra firmalar tarafından çok gerekli olmadığı sürece özelleştirmelerden uzak durulduğu gözlemlenmektedir.

Ancak, ERP satın alırken daha çok lisans ve danışmanlık bedellerini düşürmeyi, zorunlu olmayan versiyon güncelleme anlaşmalarını yapmamayı tercih ederek maliyeti kontrol altına almayı düşünüyoruz.

Projeye başlamadan önce kapsamını tam olarak belirlemiyoruz onun yerine anahtar teslim proje sözleşmesi yaparak yönetmeyi tercih ediyoruz. Yani ERP projesinin başarı kriteri olarak kapsam yönetimi yerine görünür proje maliyetlerini yönetmeyi benimsemiş durumdayız.

Proje öncesinde yapılacak olan ön çalışmalara yeterince önem verilmediği ve gerekli bütçe ayrılmadığı için projelerin çoğunda mevcut süreçler gözden geçirilmeden, değişim yönetimi yapılmadan ve kapsam kayıt altına alınmadan, amiyane tabiriyle paldır küldür projelere başlıyoruz.