Ana Sayfa > Yazarlar > M. Göker Sarp Tüm M. Göker Sarp Yazıları

ERP Projesinin Kritik Başarı Faktörü, Kapsam Yönetimidir

ERP projelerinin proje kapsamının belirlenmesi çok zor olmakla beraber önceden tanımlanmış olmasına önem vermek gerekir; proje kapsamının belirlenmesi genellikle bir projenin satışı sırasında sürecin gerekli görülen ama fazla zaman ayrılamayan bir parçasıdır ve her proje üyesinin gözünde de tanımlandığı gibidir. Proje başlatılmadan önce basit bir cümle veya cümlerle ifade edilen istekler genellikle herkes tarafından kabul görse de, aslında herkes tarafından farklı yorumlanmaktadır.

Bu çoğu kez satış sürecinde bir soruna neden olmaz, ancak beklenti farkı, zaman ve maliyet farkı oluştuğunda aniden ortaya büyük bir sorun olarak çıkabilir.

ERP projelerinde zaman ve maliyet sapmalar ile çok karşılaşıldığı için, projelerin kapsam yönetimi için ekstra dikkat etmek gerekiyor.

‹yi tanımlanmış ERP projesi kapsamı, projenin başarısı için stratejik değer taşır.

ERP projesinin kritik başarı faktörü olan kapsam yönetimi, ihtiyaç analizi sürecinde karşılaşılan zorluklar, proje yöneticisinin özellikleri ve üst yönetimin desteği kadar önemlidir. Kapsam veya değişim yönetimi için bir sürü taktik öne sürülebilir ancak stratejik hedef, projenin amacıdır.

Projenin amacı belirlenmeden yola çıkılırsa kapsamın yönetimi, ilişki ve değişim yönetimi ile de tam olarak yürütülemeyecektir. ERP projesi ile birlikte proje ekibinin de amacının belirlenmesi, neyin proje kapsamında olacağı, neyin de dışında olacağını tanımlamak açısından oldukça önemlidir.

Proje yöneticisi, kapsam yönetiminden sorumlu tek kişi olamaz, proje ekibi ve proje paydaşları da proje kapsamına odaklanarak aktif rol almalıdır.

Proje kapsamı için ilk kez bir değişiklik isteği duyduğunuzda reaktif değil proaktif olmalısınız.

Çünkü kapsam değişikliğinin yanlış ya da doğru olup olmadığını söyleyemeyiz. Ancak kapsamın, projenin hedefleri ile uyumunu yok etmemek adına gereksinimlerini en aza indirmek için elimizden gelen her şeyi yapmalıyız.

Proje hedeflerini, küçük veya sıfır maliyetle yerine getirilebilen değişimler için önemsemezsek, uyumunu gözetmezsek daha sonraki değişiklik taleplerindeki onaylanma beklentisini artıracaktır. Bunu unutmayın!

Özetle,
Etkili bir ERP kapsam tanımı için, proje ekibinizin ve çözüm sağlayıcınızın zihninde net bir vizyon ve beklenti olmalıdır. Proje amacının belirlenmesi, çözüm ortağınızın ve dahili proje ekibinizin başarısı için tanımlanmış kapsam beyanı için bir filtre görevi görecektir.

“Bu proje ekibinin işini kolaylaştırırken, başarıyı da beraberinde getirecektir, buna inanın.”

Proje kapsamını yönetirken, tüm yüksek riskli alanların belgelenmesinde, değişimin kontrolünde net olun ve isteklere karşı, hayır demeyi öğrenin. Kapsam bir yana, bir taraftan bütçeyi de yönetmek durumundasınız. Toplantılara ekipten projenin amacına odaklı olan kişilerin katılımını mutlaka sağlamaya gayret edin.

Her kurum süreçlerinin çok özel olduğunu düşünürken, ERP’ler bu kapsamı sağlayabiliyor mu?

ERP’lerden, her sürecinizin hazır olarak size sunulmasını bekleyemezsiniz. ERP’ler kendi yol haritaları ile gelişimlerini sürdürürlerken, bu yol haritalarını kendilerine ulaşan ve standartlaştırabildikleri kullanıcı ihtiyaçları ile de harmanlarlar.

Peki, hangi fonksiyonların, ERP’lerin standart fonksiyonları arasında olmasını beklemelisiniz?

Onlardan ne kadarını bekleyeceğinize nasıl karar verebilirsiniz?

ERP ürünleri güvenilir bir muhasebe ve finansal yönetim özelliklerini içeren çekirdek fonksiyoniliteye sahiptirler. Güçlü mali yönetim yeteneği herhangi bir ERP çözümünün temel taşıdır ancak mali modüllerin genişliği ve fonksiyonel yetenekleri değişebilir.
Sektörler arasında bir çok muhasebe departmanında yürütülen süreçler benzerlik gösterse de ERP üzerindeki operasyonel ihtiyaçları büyük ölçüde değişir: Üreticiler, distribütörler, müteahhitler, perakendeciler ve hizmet firmalarının ihtiyaçları farklıdır.

Her işletme, eninde sonunda hizmet veya bir ürün satıyordur. Satış odaklı süreçlerin yönetimi ERP yazılımlarında bulunan fonksiyonlardan biridir ancak satış kanallarının ve satılan şeyin yapısına ve de farklılıklarına göre satış işlemlerini desteklemek gündeme gelirse, o zaman yazılım ihtiyaçları da farklılıklaşır.

Standart fatura dizaynı ve sipariş girişi ERP çözümleri içinde yer almaktadır. Ama doğrudan ve online perakendecilik gibi daha özel satış kanalları desteği ERP’lerde daha az yaygındır.

Birçok programlama işlevselliği diğer satış ile ilgili işlemleri etkinleştirmek için tasarlanmıştır. ERP çözümlerinin büyük çoğunluğu şimdi CRM özellikleri de sunuyor. Sözleşme yönetimi ve tahmin fonksiyonları gibi ek süreçler de yaygınlaşmaya başladı ancak bütün ERP’lerden bu özellikleri standart fonksiyonları içinde sağlamasını bekleyemezsiniz.

Bazen olmazsa olmaz olarak öne sürülen kullanıcı istekleri, bazen de çok basit bir ihtiyaç veya bir süreç... Her ne olursa olsun bu süreç veya süreçler ERP’lerin geliştirme sürecini planlarken standart fonksiyon geliştirme planına dahil edilmediyse, geliştirme ekibi tarafından her firma için farklılık gösterebilecek bir detay olarak görüldüyse veya herhangi bir nedenle üzerinde tartışılması gereken bir konu olarak görüldüyse, satın aldığınız veya alacağınız ERP’de o fonksiyonun olmaması ihtimali bulunabilir. Bunu o ERP’nin asla bir eksikliği olarak düşünmemek gerekir, bununla ilgili alt yapıyı her zaman sağlayabilecek durumdadır. ERP’lerin temel hedefi de budur.

ERP’ler, günümüzde kurumlar için olmazsa olmazlardandır. Bu nedenle ERP’lerin gelişimine katkı sağlamalısınız ve sağlamaya da devam etmelisiniz. Süreçler ve teknolojiler, ihtiyaçlar ve beklentiler sürekli değişiyor. ERP’ler bu değişime karşı, size yanıt verebilecek altyapıyı, en basit haliyle genelleştirilmiş süreçleri ve temel veri yapılarını size sunmaya devam edeceklerdir.

ERP Komitesi ve Kurumsal Dönüşüm Platformu Koordinatörü

M.Göker SARP

ÜCRETSİZ OLARAK FİRMANI HEMEN EKLE

Firma Ürün Arama Motoru

Sektör Rehberi

Üye Firma Giriş